Durante la implantación de un ERP en una empresa pueden surgir ciertas dificultades que hay que evitar para garantizar el éxito en todas las fases. Se trata de un proceso que necesita mucha colaboración entre la empresa y la consultora tecnológica que lo lleva a cabo. Implica revisar todos los procesos de negocio, flujos de trabajo y cultura empresarial para discernir cómo será su ejecución y emplazamiento dentro del nuevo marco de gestión empresarial.
Aunque haya un plan de base establecido por el proveedor tecnológico, no siempre es fácil seguirlo y puede haber problemas si no se anticipan las posibles dificultades. Existe la posibilidad de que surjan contratiempos o imprevistos no contemplados en el roadmap que retrasen y manden al traste nuestros planes predefinidos. Por eso, lo mejor es contar con expertos que sepan cómo adaptarse a los contratiempos y aseguren un buen servicio técnico.
Para minimizar molestias y evitar problemas en la implantación de un ERP, vamos a analizar 10 señales que nos pueden indicar que algo va mal y que deben hacer saltar las alertas. ¡Prepárate y anticípate!
Errores comunes en la implantación de un ERP
1. No planificar bien los detalles
Puede parecer una obviedad, pero la planificación es vital para que el resultado final sea el óptimo deseado. Hay que estudiar bien los procesos de negocio de cada parte de la empresa y detallar cómo se van a coordinar los flujos de trabajo con el ERP. Se debe establecer de antemano una preparación y calendarización de las distintas fases, además de detallar los responsables y tener muy identificados de antemano los puntos de dolor.
2. Salto tecnológico notorio
Si la gente de la empresa ya está acostumbrada a usar ERP para la gestión empresarial o cualquier otro tipo de software, será más fácil que se involucren en la adaptación, la elección y la definición del ERP. Si no, puede haber resistencia o falta de experiencia para hacer los ajustes necesarios cuando haya algún cambio importante (como empezar un nuevo año contable, por ejemplo).
3. No aceptar las normas del ERP
El ERP es un sistema que tiene unas reglas que hay que seguir para que funcione bien. A veces, el programa no puede adaptarse exactamente cómo trabaja la empresa y tenemos que hacer desarrollos a medida. Para que esto no pase, aconsejamos decantarse por la implantación de un ERP vertical adaptado al sector específico en el que operas, como es el caso de PharmaMe ERP para la industria química-farmacéutica, FoodMe ERP para la industria alimentaria o ThanatMe ERP para tanatorios y funerarias.
La elección de un ERP es crucial y hemos de estar muy seguros de que se ajusta a nuestras necesidades para que no nos pase como a la cadena de supermercados Lidl. En 2018 tuvo que dejar el proyecto de 7 años de duración implantando el ERP SAP después de invertir 500 millones de euros porque el programa no podía reflejar su sistema de inventario (que se basaba en el precio de compra de los productos y no el de venta, como suele ser normal).
4. No formar a los usuarios después de la implantación de un ERP
Tras la implantación de un ERP en cualquier empresa, hay que formar a todos los trabajadores, no solo a los que lo van a administrar. Desde Marqués programamos una fase de acompañamiento para tomar consciencia de lo que supone la herramienta, qué beneficios se extraen de su uso y cuáles son sus funcionalidades. Si no se hace esto, puede haber una mala opinión del programa, un rechazo o un uso limitado del mismo.
5. No cuidar los datos ni priorizar la gestión de la información
Los datos son otro factor clave para la implantación de un ERP con éxito. Hay que hacer una buena gestión de la información que se va a trasvasar al nuevo programa. El proceso de migración implica tener en cuenta muchos aspectos en cuanto a los datos: creación, modificación, conversión, resguardo, depuración, validación, confidencialidad, veracidad, seguridad y calidad.
6. No contar con personal de supervisión y garantías desde el principio
Desde el inicio del proyecto hay que pensar en cómo adaptar el sistema informático a las normas legales que nos afecten como empresa a nivel corporativo y jurídico. Muchas consultoras y proveedores a la hora de implantar un ERP no tienen en cuenta este riesgo en sus proyectos y soluciones, y eso puede causar problemas legales después.
7. Elegir bien a los usuarios clave antes de la implantación de un ERP
Los usuarios clave son los que juegan un papel destacado por parte de la empresa. Son muy importantes a la hora de adaptar el ERP a la realidad de la organización. Si no se cuenta con ellos o se eligen mal, los consultores tendrán más trabajo y menos apoyo interno. Esto puede crear problemas en la fase de pruebas, malestar entre los equipos, retrasos en entregas al no disponer de buenas directrices…
8. Ser realista con el cambio a la nube
Si la empresa ya ha usado otro ERP antes, el riesgo es menor, pero no hay que ignorar las diferencias entre la versión local y la versión en la nube de un ERP. Se han de tener muy claros los conceptos y ajustar la decisión a las necesidades del negocio. La tendencia general en el mercado es la tecnología Cloud, mucho más flexible y económica. Es cierto que otras compañías, sobre todo las empresas grandes que cuentan con los recursos necesarios (económicos, técnicos, humanos e infraestructura), prefieren tener todo en sus propios servidores físicos.
9. No dejarse deslumbrar por las posibilidades
No hay que perder de vista las funciones básicas de un ERP y caer en la tentación de elegir una solución que promete mucho pero que no está bien desarrollada. Es fundamental confiar en tecnología de proveedores reconocidos con trayectoria que nos aseguren una garantía de éxito.
Un ejemplo de esto es lo que le pasó a Revlon, que quiso usar S/4HANA (un software ERP muy llamativo pero poco maduro) para integrar su gestión con la de Elizabeth Arden al fusionarse en 2016. Los primeros usaban Microsoft Dynamic AX; los segundos, Oracle Fusion Applications. Desafortunadamente, la adopción del nuevo sistema ERP interrumpió las operaciones comerciales de la empresa y tuvo un efecto adverso en el negocio en cuanto a los niveles de servicio de atención al cliente, operaciones, finanzas, equipos de gestión, personal…
10. No escatimar en la fase de validación
Algunas consultoras hacen pruebas superficiales de los procesos cuando se acerca el plazo de entrega, sin comprobar todos los casos posibles. Esto puede tener varias consecuencias, como tener que alargar la fase de soporte técnico después del inicio del ERP.
Como se suele decir: las cosas de palacio, van despacio. Es mejor ratificar que todo va bien cuando toca, que tener muchas ganas por cerrar fases y avanzar en el proyecto sin dejar al equipo técnico asegurarse del correcto estado del mismo. ¡Las prisas no son buenas consejeras!
¡Esperamos que estos 10 consejos te sirvan de ayuda! Si estás planteándote la implantación de un ERP y tienes alguna pregunta al respecto, ¡puedes enviárnosla a través del siguiente formulario! Nuestro equipo de consultores se pondrá en contacto contigo para resolver y aclarar tus dudas.
