Elegir un ERP para la pyme es una de las dudas más comunes que tienen las principales empresas que buscan una transformación digital. Y es que escoger un software de este tipo no siempre es sinónimo de éxito, ya que hay que tener en cuenta muchos factores que inciden posteriormente en su puesta a punto y funcionamiento a largo plazo. Uno de los principales factores en el éxito es encontrar un proveedor tecnológico con un equipo de consultores experimentados capaces de acompañarte y guiarte en todo momento atendiendo a las necesidades de la compañía.
Desde Marqués apostamos por una consultoría eficaz, así como por la transparencia a la hora de informar a nuestros clientes a la hora de orientar en la elección del ERP más adecuado. Por ello, hemos preguntado a nuestro equipo de consultoría y te traemos 5 consejos fundamentales que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir un ERP.
¿Qué hay que tener en cuenta al elegir un ERP?
Si has llegado aquí seguro que ya sabes que un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado que gestiona los recursos y procesos de una empresa, desde la contabilidad y las finanzas hasta la producción y el inventario. Un software ERP mejora la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de una organización, siempre y cuando se escoja el adecuado.
Pero… ¿cómo elegir un ERP entre la gran variedad de opciones disponibles que hay el mercado? ¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para tomar una decisión acertada? Te presentamos algunas consideraciones clave para orientarte:
1. Análisis previo de la situación actual y objetivos futuros
Antes de buscar cualquier tipo de software, es importante realizar un diagnóstico de la situación actual de la empresa. Una de las claves a la hora de elegir un ERP es asegurarse de que el programa de gestión empresarial resuelva las principales necesidades de la empresa. Pero eso sí, este factor debe cumplirse desde la modalidad estándar de la solución (es decir, sin que el ERP se haya implantado y adaptado a los requerimientos de la empresa en cuestión).
De igual manera, se debe definir una visión estratégica de lo que se quiere lograr con el software ERP, estableciendo unos objetivos claros, medibles y realistas. Estos pasos permitirán tener una idea más clara de las necesidades y expectativas que se tienen respecto al software ERP, así como de los beneficios que se esperan obtener.
2. Comparación de software. ¿Cuál es el mejor ERP?
Una vez se tiene una visión clara a la hora de elegir un ERP, se puede proceder a comparar las diferentes opciones que ofrece el mercado. Ante la pregunta de “¿cuál es el mejor ERP?” siempre decimos lo mismo: el que mejor se adapte a tus necesidades. Y para saber eso, primero hay que llevar a cabo una evaluación que contemple los siguientes criterios:
— Funcionalidades
Se refiere al conjunto de características y capacidades que ofrece el software ERP para cubrir las necesidades específicas de cada área o departamento de la empresa. Es importante verificar que el software ERP tenga las funcionalidades requeridas para cada proceso o actividad, así como la posibilidad de personalizarlas o adaptarlas según las particularidades de cada caso.
Contar con una amplia customización de módulos es importante, ya que la empresa puede tener diferentes necesidades a lo largo del tiempo. Un consultor siempre le va a recomendar una solución ERP que se adapte fácilmente a los cambios que el mercado pueda acometer. Es decir, la flexibilidad aporta un valor añadido muy importante.
— Tecnología
Entendemos como tecnología el tipo de plataforma o infraestructura sobre la que se basa el software ERP, así como a los requisitos técnicos que implican su instalación y mantenimiento.
A la hora de elegir ERP, es importante evaluar si el software es compatible con los sistemas ya existentes en la empresa, así como con los estándares de seguridad y calidad del sector. También se debe considerar si optamos por elegir un ERP en la nube o servidor físico, ya que esto implica ventajas e inconvenientes en términos de coste, accesibilidad y escalabilidad.
— Servicio
El nivel y calidad de atención del proveedor antes, durante y después de la implementación va a marcar sin duda la diferencia a la hora de elegir ERP. Por ello es importante valorar aspectos como la experiencia y reputación del proveedor tecnológico, el soporte técnico y funcional que brinda, la capacitación y asesoría que ofrece, así como las garantías y condiciones del contrato.
Contar con expertos profesionales que tengan a sus espaldas una gran cantidad de implantaciones y referencias es garantía de confianza. Además, también juegan un papel de peso las certificaciones (como las de Microsoft Gold Partner) y partners reconocidos nacionales o internacionales que aglutine el proveedor.
— Coste
Es importante tener en cuenta no solo el precio inicial del software ERP, sino también los costes adicionales y recurrentes que se puedan generar como pueden ser costes asociados a la personalización, la integración, la actualización, el mantenimiento y el soporte. Por eso, debemos intentar contar con un presupuesto que tenga en cuenta y se adapte a las necesidades que una herramienta como el ERP puede plantear a lo largo de todo el proceso de implantación y posterior evaluación.
La robustez financiera del vendedor es otro aspecto clave, ya que las tareas de consultoría y mantenimiento se realizarán a largo plazo. Por ello, es importante asegurarse que el consultor escogido forma parte de una empresa solvente y contrastada, para no tener problemas en el futuro a la hora de realizar cualquier reclamación.
3. Prueba y validación de la elección
Tras elegir un ERP con los criterios anteriores, se debe proceder a validar su funcionamiento y rendimiento en un entorno real o simulado. Para ello, se puede solicitar al proveedor una demostración o una versión de prueba del software, así como referencias o casos de éxito de otras empresas que lo hayan utilizado. También se puede involucrar al personal clave de la empresa en el proceso de prueba y validación para recoger sus opiniones y sugerencias sobre el ERP.
4. Fases de la implementación del software ERP
Finalmente se debe planificar e implementar la puesta en marcha del ERP, siguiendo las recomendaciones y buenas prácticas del proveedor. Es un proceso complejo que requiere una planificación y una estrategia cuidadosas.
Consiste en varias fases como la instalación y configuración del sistema, la migración de datos y las pruebas, hasta el lanzamiento y el control del funcionamiento. Una implementación del ERP exitosa permitirá optimizar todos los procesos de la organización, mejorar la eficiencia, aumentar la productividad y facilitar la toma de decisiones.
5. Seguimiento y evaluación
Realizar un seguimiento continuo de la implementación garantiza el correcto funcionamiento del ERP y su adaptación a las necesidades cambiantes de la empresa. Es importante asignar un equipo responsable del proyecto, definir un cronograma, establecer unos indicadores y mecanismos de control, así como comunicar cualquier propuesta de mejora o problemáticas que se deriven en el uso del día a día.
Con una buena labor de seguimiento se mejorará continuamente la calidad del servicio, aprovechando al máximo las funcionalidades del sistema y manteniendo la competitividad de la empresa.
