Contar con una estrategia de gestión documental ayuda y potencia el control y gestión de la documentación. La transformación digital para las empresas es el camino que todas deben seguir si se quieren mantener en unos niveles de competitividad altos. Hoy en día, los cambios tecnológicos se producen a una velocidad vertiginosa y saber adaptarse con rapidez marca la diferencia.
Existen todavía muchas empresas que gestionan su documentación en papel, archivando a diario decenas de documentos en ficheros, acumulando albaranes, facturas, nóminas… Todo este desperdicio de papel, además de ser perjudicial para el medioambiente, supone una pérdida enorme de tiempo y recursos que podrían destinarse a otras labores.
Sorprende que a día de hoy todavía haya departamentos que no hayan contemplado la posibilidad de aplicar soluciones de digitalización como sistemas de gestión documental (SGD / DMS) o sistemas de gestión de calidad (SGC / QMS). Estos softwares de gestión son muy útiles en sectores altamente regulados que manejan grandes volúmenes de información entre departamentos, como puede ser el cosmético, farmacéutico, químico, alimentario, etc… Permiten crear flujos de aprobación, versionado de documentos, protocolos de seguridad de acceso y garantizan la integridad de la información.
Vamos a centrarnos en conocer los principales beneficios de los que disponen las empresas que cuentan con un software de gestión documental en sus departamentos de calidad.
¿Cuáles son las ventajas de un sistema de Gestión Documental?
1. Automatización de procesos
Lo que antes requería de personal para gestionar, administrar, dar seguimiento y coordinar los procesos de gestión de documentos —de forma más o menos manual—, ahora se automatiza con software DMS para que el trabajo humano involucrado sea el menor posible. El software de gestión documental te permite automatizar rutinas repetitivas para que puedas centrar tu tiempo y esfuerzo en labores más complejas.
2. Minimizar los errores
Como consecuencia del anterior punto, si se reducen el número de tareas que antes se debían hacer manualmente con una interacción física con los documentos, simplificamos el flujo de trabajo. Esto se traduce directamente en una reducción de posibles errores humanos asociados a dicha gestión. La tecnología nos permite reducir y minimizar errores, pero no eliminarlos de forma completa. Es necesaria una mínima supervisión para cerciorarnos de que todo está en orden antes, durante y después de los procesos.
3. Información más accesible
El gestor documental agiliza gestión de información y el acceso a la documentación para revisión, consulta, edición o validación. Al tener toda nuestra información centralizada en una única herramienta, es más sencillo que empleados de diversos departamentos pueden interaccionar con ella. Otorga la seguridad de que estamos gestionando documentos con información actualizada y trabajando en la última versión.
4. Reducción de tiempos y costes
La digitalización y automatización de procesos permite ahorrar tiempos de gestión y, por consiguiente, costes asociados directamente a esta reducción de tiempos. Las empresas que utilizan un gestor de documentos disponen de un mayor margen de eficiencia y, por consiguiente, pueden optar a mayores beneficios o a una mejor distribución de sus recursos.
5. Mejor seguridad de datos
No cabe duda de que los datos siempre estarán más seguros en un entorno digital como es la nube. Es la mejor manera para asegurarnos de contar con historial de revisiones, backups y permisos específicos en función de la configuración de los usuarios. Estos factores aportan la seguridad necesaria a nuestra información más sensible. Es una característica mucho más complicada de gestionar si no se cuenta con un software DMS en la nube.
ShareMe QMS para Gestión Documental y Calidad
ShareMe es la solución de gestión documental (DMS) desarrollada por Marqués, implantada principalmente en departamentos de calidad de industrias altamente reguladas como laboratorios farmacéuticos, industria química, alimentaría, cosmética, u otros sectores con exigencias basadas en normas GMP y normas ISO. Hemos evolucionado el concepto de gestión documental simple en un proceso de gestión de calidad —o Quality Management System (QMS)— con flujos y funcionalidades específicas para la documentación en departamentos de calidad.
Marqués cuenta con una amplia experiencia implantando esta solución bajo el paraguas tecnológico de Microsoft con su herramienta de gestión documental, Microsoft SharePoint, y complementado con Office 365 (ahora llamado Microsoft 365). De hecho, ShareMe está disponible y referenciada en la AppSource de Microsoft como una solución QMS.
En resumen, ShareMe es un sistema de gestión documental modular basado en normas GMP que facilita la colaboración, comunicación y compartición de información entre empleados. Es una herramienta de gran utilidad para que las empresas con exigentes requisitos en procesos de calidad que involucran distintas áreas como:
- Gestión de Calidad, medioambiente y PRL
- Gestión Documental
- Proyectos I+D+i
- Recursos Humanos
- Portales de clientes y proveedores
