QMS y LIMS son dos sistemas de gestión de calidad y gestión documental que pueden ser integrados para servir diferentes necesidades de las compañías. Para cualquier empresa que mueva una gran cantidad de volumen de datos (como, por ejemplo, los que se generan cada día en un laboratorio o un departamento de calidad) y que tenga que cumplir con estrictas pautas reglamentarias del sector, la ayuda de un software de gestión documental es esencial.
Los sistemas QMS y LIMS nos posibilitan administrar la información de manera eficiente garantizando la calidad. Controlando todo nuestro flujo de información a través de un QMS o LIMS, nos aseguramos de que nada se vea comprometido por posibles vulnerabilidades o errores humanos que se puedan cometer.
Para entender mejor qué es lo que hay detrás de las siglas, vamos a tratar de ver en qué consiste cada uno de forma separada:
QMS: Quality Management System
Un QMS (también llamado SGC, Sistema de Gestión de Calidad) administra todo lo referido a la gestión documental de calidad para empresas que operan en sectores con normativas estrictas como las compañías de la industria químico-farmacéutica, el sector alimentario, el cosmético, etc…
Con él puedes tramitar cualquier proceso derivado de la gestión documental: monitorizar revisiones y cambios, señalar no conformidades para que se puedan tomar medidas correctivas, almacenar registros, automatizar procesos asegurando el cumplimiento de la calidad, controlar y detectar posibles errores para evitar su recurrencia…
Con un QMS te aseguras la precisión, confiabilidad y trazabilidad de los resultados para la gestión de la calidad, considerando y abordando varios factores, como son los siguientes:
- La estructura interna y gestión
- Formación y aptitudes del personal
- Gestión de reactivos e inventario de laboratorio
- Calibración y mantenimiento de equipos
- Gestión de documentos y mantenimiento de registros
- Procedimientos de control de calidad (QC) y garantía de calidad (QA) implementados
- Servicio al cliente
- Control de procesos y mejora de procesos
- Evaluación interna o externa del desempeño
LIMS: Laboratory Information Management System
Un LIMS es un sistema de gestión de la información para laboratorios. Te permite almacenar, monitorizar y crear informes de los datos recogidos. La información del laboratorio se recolecta diariamente a través del LIMS asegurando así su trazabilidad, validación y la precisión en los datos y flujos de trabajo.
Con la ayuda de LIMS se mejora la productividad al reducir los tiempos de respuesta, se ahorra tiempo al automatizar tareas laboriosas y se reduce el uso del papel al alcanzar una tramitación eficaz de la información.
Dentro de un laboratorio, el papel fundamental que desempeña un LIMS es la gestión de gran volumen de datos tales como:
- Pruebas y resultados analíticos
- Diseño de producto
- Datos de muestras
- Información sobre las fuentes de muestras
- Registros de clientes
- Detalles de embalaje y envío
Un LIMS genera informes personalizados que luego puedes compartir externa o internamente. Además, gracias al LIMS, los clientes pueden acceder en tiempo real a los informes de pruebas de las muestras que ellos mismos han enviado. Disponer de un portal para el cliente reduce los tiempos de respuesta y, en consecuencia, se aumenta la satisfacción de los usuarios.
La integración de QMS y LIMS para la calidad
Tanto una gestión documental adecuada como una gestión de calidad, son cruciales para departamentos y laboratorios. Un LIMS ayuda en la ejecución eficaz de los datos de laboratorio del día a día, mientras que un QMS ayuda a administrar la calidad y los procesos. Ambos dos, QMS y LIMS, juegan un papel importante durante las auditorías. Los auditores pueden solicitar a los laboratorios que proporcionen resultados analíticos y muestren las medidas tomadas para la gestión de la calidad en el laboratorio.
La fina línea que marca la diferencia entre un QMS y LIMS se vuelve más difusa con el tiempo y los avances tecnológicos. No obstante, la integración de sus funciones es muy favorable y eficiente para, por ejemplo, un departamento de calidad o laboratorio que necesite administrar el personal junto con sus registros, configurar envíos de alertas de vencimiento, gestionar no conformidades, programar calibraciones, almacenar los datos de mantenimiento, gestionar el inventario…
Se debe tener en mente que cada caso es particular y se han de estudiar las opciones individuales antes de decidirse por una solución de gestión de calidad. Lo mejor es consultar a un experto del sector tecnológico que estudie la casuística de tu empresa y analice tu sector sector para que te pueda recomendar el mejor producto. Además de las soluciones estándar del mercado, existen softwares verticales que pueden ser personalizados y adaptados específicamente a tus necesidades, como nuestro QMS ShareMe.
En Marqués contamos con más de 30 años de experiencia ayudando a empresas del sector químico-farmacéutico, cosmético y alimentario. Si necesitas asesoramiento tecnológico, ¡no dudes en contactarnos!
