Una auditoría de seguridad alimentaria es inevitable para cualquiera que trabaja en el sector alimentario donde se exigen unas normativas de calidad y unos estándares muy altos de los que ya hemos hablado en el blog.
Si se está preparado, pueden ir sin problemas y no ser más que una breve interrupción. Si no, las auditorías pueden llevar mucho tiempo y no terminar como deseamos… Por ello, es preferible que te tomes tu tiempo y apuntes bien estos cuatro pasos clave que te servirán para prepararte para una auditoría de seguridad alimentaria:
- Revisa tu programa actual y planifica la auditoría de seguridad alimentaria
- Prepara a todo tu equipo de calidad
- Realiza una auditoría de seguridad alimentaria interna antes para verificar tu programa
- Evalúa los resultados de la auditoría interna y tomar las medidas correctivas necesarias
1. Revisa tu programa actual y planifica la auditoría de seguridad alimentaria
Ya sabemos que es una cosa que se debe hacer al menos una vez al año, pero, aunque parezca lógico y obvio, no está de más recordarlo. Antes de una auditoría, revisa siempre tu programa y la documentación actual de seguridad alimentaria. Además, hazte estas preguntas:
¿Estás utilizando los registros y evaluaciones correctos?
¿Los estás completando en el calendario o el registro que te requerirán las autoridades reguladoras?
Repasa toda la documentación que se te pedirá durante la auditoría. Asegúrate de recopilar los datos correctos con la frecuencia adecuada. Es importante confirmar que tienes la documentación para todos los procedimientos operativos estándar.
De hecho, esta es una buena oportunidad para evaluar tu sistema de almacenamiento de datos actual y ver si está funcionando o si hay áreas para mejorar. Durante la auditoria, debes acceder rápidamente a los datos y mostrárselos al auditor. Esto puede llevar mucho tiempo con registros en papel que no están organizados correctamente. Si tienes una solución tecnológica adaptada como un ERP de alimentación, tendrás más facilidades de uso, compartición y acceso a análisis completos.
2. Prepara a todo tu equipo de calidad
Tras cerciorarte de que tienes toda la documentación necesaria para tu auditoría de seguridad alimentaria, viene la segunda parte: se necesita preparar a todos los miembros del equipo que participarán en la auditoría. Todos tienen que tener claras sus funciones, conocer los procedimientos y términos clave, y estar listos para responder a las preguntas de los auditores.
También es importante tener una comunicación abierta entre los equipos de operaciones, calidad y seguridad alimentaria. Es importante organizar una reunión interna con todos los equipos que participarán en la auditoría para que todos estén en sintonía.
Si bien la preparación de la auditoría es fundamental, los empleados deben ser conscientes de la importancia de la seguridad todos los días. Si eres capaz de crear una cultura de seguridad alimentaria en la organización, el equipo seguirá correctamente los procedimientos en todo momento, no solo durante la auditoría. Considera incentivar la captura de datos y el monitoreo de la seguridad alimentaria en cada paso de la operación.
3. Realiza una auditoría de seguridad alimentaria interna antes para verificar tu programa
Después de revisar tu programa actual y preparar a los empleados, debes realizar una auditoría interna (también llamada auditoría simulada). Esto sirve como una prueba antes de una auditoría externa. El objetivo es verificar que tu programa de seguridad alimentaria se ejecuta correctamente y que está logrando sus objetivos.
Las auditorías internas deben completarse cada seis meses o incluso cada trimestre, según el tamaño de tu compañía. Es importante realizar todo el proceso de auditoría junto con tu equipo: haz preguntas que puedan surgir durante la auditoría externa, simula una inspección física del campo o las instalaciones, revisa todos los datos de calidad alimentaria…
4. Evalúa los resultados de la auditoría interna y tomar las medidas correctivas necesarias
Finalmente, evalúa los resultados de la auditoría interna y soluciona cualquier problema que haya podido surgir. Registra las correcciones o actualizaciones de los procedimientos y registros. Si las cosas no se abordan rápidamente, seguirán siendo un problema cuando venga la auditoría externa.
Pregúntate si la auditoría interna validó tu programa de seguridad alimentaria. Asegúrate de tener documentación de todo lo que dices que estás haciendo, porque es bien seguro que un auditor externo lo querrá ver.
¡Prepárate y anticípate a la auditoría!
Estos cuatro pasos te ayudarán a tener una auditoría de seguridad alimentaria exitosa. Idealmente, la cultura de empresa facilita y garantiza que siempre se sigan los procedimientos correctos. Desarrollar una cultura de seguridad alimentaria es asegurar el cumplimiento normativo a largo plazo.
Y recuerda que, si bien las auditorías de seguridad alimentaria son estresantes, puedes minimizar la presión preparándote con anticipación. Esto es aún más fácil si tienes las herramientas adecuadas. Cuando tus datos de calidad alimentaria se recopilan y organizan en un solo lugar, los tienes siempre listos para proporcionárselos a un auditor en cualquier momento.
Nuestro software de calidad y seguridad alimentaria, ShareMe QMS, te permite acceder fácilmente a tu documentación o recibir alertas inmediatas de acciones correctivas, entre otras muchas cosas. ¡Consúltanos para recibir más información!
