Seguro que te has preguntado qué es Microsoft SharePoint y para qué se utiliza en alguna ocasión. Como la compañía norteamericana cuenta con una amplia plataforma con infinidad de soluciones empresariales, es normal no aclararse entre las decenas de nombres y logos… A veces es un lío conocer qué es cada una y para qué sirve.
Por eso, para aclarar las dudas que puedas tener, vamos a desgranar la herramienta de Microsoft SharePoint para ver qué usos tiene. ¡Seguro que muchos no te los habías planteado!
¿Qué es Microsoft SharePoint?
Microsoft SharePoint es una plataforma de colaboración empresarial que se encuentra dentro de la suite Microsoft 365. Funcionada como un gestor de contenidos basado en el navegador web. Algo así como un espacio de trabajo pero virtual donde poder centralizar la información y gestión de una organización. Si lo simplificamos: una intranet.
Todas aquellas personas que tengan acceso a Microsoft SharePoint dentro de una misma organización podrán:
- Compartir y administrar contenidos
- Disfrutar de aplicaciones para el trabajo en equipo
- Buscar y consultar información rápidamente
- Colaborar con los miembros de la organización
Por supuesto, existen los roles de usuario y los permisos para tener accesos controlados y garantizar la seguridad de la información.
Gestión documental y herramienta de colaboración
Las empresas utilizan Microsoft SharePoint como un lugar seguro en el que almacenar, organizar y compartir su información confidencial con las máximas garantías de seguridad. Para acceder, simplemente se necesita un explorador web (Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox…) y conexión a internet. También para dispositivos móviles hay disponible una aplicación específica.
Gracias a que cuenta con sitios de grupos dinámicos, cada equipo de proyecto o departamento puede organizar la información de la forma más productiva. En cada división se puede compartir archivos, datos, noticias, recursos… Además, desde Microsoft SharePoint no sólo interactúas con tu organización, si no que puedes compartir externamente cualquier archivo con quien sea.
Sin ir más lejos, Microsoft SharePoint es la base principal sobre la que opera ShareMe QMS, nuestro gestor documental adaptado a sectores de alta regulación.
Beneficios de usar SharePoint
Microsoft SharePoint ofrece muchos beneficios cuando se compara con cualquier otra herramienta de productividad para la gestión de proyectos o contenido:
1. Incremento de la productividad
Cuando no estás dando vueltas buscando los datos que necesitas, puedes dedicar más tiempo a sus responsabilidades principales. Al tener los documentos consolidados en Microsoft SharePoint, todo lo que necesitas está a unos pocos clics de distancia.
Y si la organización por sitios, carpetas y subcarpetas te parece poco, el buscador te facilitará la vida enormemente. Además, la barra lateral de información reciente también te muestra actualizados los últimos cambios y documentos recientes que abriste.
2. Seguridad de los datos
Los gobiernos y las grandes organizaciones confían en el ecosistema de Microsoft SharePoint con sus datos confidenciales. Al estar protegida por la seguridad multicapa de Microsoft Azure, puedes almacenar tu información sin temor al robo de propiedad intelectual. Además, el control de políticas de acceso y permisos está garantizado.
3. Escalabilidad
La escalabilidad de la herramienta te permite presupuestar tu costo hacia herramientas de productividad. Por ejemplo, si pronosticas una elevada entrada de proyectos, puedes cambiar la suscripción para acomodar más recursos y licencias. Cuando los proyectos se completan y se reduce la actividad, puedes cambiar a planes de bajo pago.
4. Accesibilidad
Un mayor nivel de flexibilidad y utilidad multidispositivo significa que puedes seguir usando SharePoint como la principal herramienta de productividad siempre que quieras y desde donde quieras. La experiencia de usuario está totalmente optimizada para ser fluida desde cualquier dispositivo. Esto permite acceder a los documentos desde cualquier lugar, editarlos de forma colaborativa y tener integradas todas las herramientas de productividad.
5. Plataforma única e integrada
Microsoft SharePoint se basa en una arquitectura abierta y escalable con soporte para servicios web y estándares de interoperabilidad, incluidos XML y el Protocolo Simple de Acceso a Objetos (SOAP). El servicio tiene interfaces de programación de aplicaciones (API) y controladores de eventos para listas y documentos. Estas características brindan integración con los sistemas existentes y la flexibilidad para incorporar nuevas inversiones externas.
Microsoft SharePoint: ¿Online vs On Premise?
Existen dos maneras distintas de disfrutar de Microsoft SharePoint. Para saber qué versión es la mejor para tu empresa, hay que tener en cuenta las características de cada una y discernir cuál se adapta mejor a tus requerimientos. Para que puedas decidir, te dejamos las principales diferencias entre ellas:
SharePoint Online
- Está alojado en la nube de Microsoft.
- No requiere mantenimiento de hardware físico.
- Las actualizaciones de versiones son automáticas.
- Los costes son más reducidos.
SharePoint On Premise
- Al estar instalado en local, es más rápido.
- Requiere un mantenimiento y una estructura de soporte.
- Las actualizaciones y parches han de ser desplegadas manualmente.
- Brinda una personalización máxima.
En función de lo que más te interese, tendrás que optar por una modalidad u otra. No obstante, la tendencia mayoritaria en los últimos años es optar por SharePoint Online por las ventajas que ofrece la nube. La gran mayoría de las compañías la eligen desde el principio. Incluso existen muchas que, aunque cuentan con sus servidores físicos, están migrando a la nube.
Si necesitas asesoramiento, quieres más información o tienes dudas sobre Microsoft SharePoint, ¡no dudes en contactarnos a través del formulario! Nuestros consultores se pondrán en contacto contigo para ayudarte en lo que sea necesario.
