El año pasado ya hablamos sobre la Ley Crea y Crece y advertimos que la factura electrónica sería obligatoria para las empresas españolas más pronto que tarde. Y es que desde su aprobación y publicación en el BOE, la nueva ley está en marcha aunque todavía hay un plazo de tiempo para que podamos adaptarnos a sus obligaciones y requerimientos.
Seguro que ya sabes que la factura electrónica es un documento digital con la misma validez y legalidad que una factura impresa en papel. Desde 2015 ya era obligatoria para las relaciones comerciales con las administraciones públicas, pero no entre empresas privadas o entre empresas y autónomos. Algunos de los beneficios que comporta la factura electrónica son: ahorro de costes, contribución al medioambiente, agilización de los procesos administrativos, mejora de la seguridad, mayor trazabilidad…
Vamos a ver cómo va a cambiar el panorama a partir de 2023 gracias a la nueva ley de creación y crecimiento de empresas: la Ley “Crea y Crece”.
¿Qué es la Ley Crea y Crece?
La Ley de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece) es una norma que persigue impulsar el crecimiento empresarial en España. Sus principales objetivos son: facilitar la creación de empresas, reducir obstáculos regulatorios, favorecer la digitalización y luchar contra la morosidad. La ley fue aprobada por el Congreso de los Diputados el 15 de septiembre de 2022 y publicada en el BOE el 29 de septiembre de 2022.
La 18/2022 Ley Crea y Crece se enmarca dentro de las reformas del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que se inició con los fondos europeos NextGenerationEU. Seguro que conoces o has oído hablar de las ayudas del Kit Digital para la transformación digital de empresas que también se enmarcaron dentro del plan.
¿Qué implica la facturación electrónica de la Ley Crea y Crece?
Entre las medidas que incluye la ley “Crea y Crece”, vamos a destacar la obligatoriedad de la factura electrónica. Esta medida pretende homogeneizar el sistema de facturación, facilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y reducir los plazos y los costes de cobro y pago. Afectará a todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos en España, con independencia de su tamaño o sector.
Las empresas deberán adaptarse al nuevo sistema y superar algunos desafíos como:
Transformación digital
Las empresas deben contar con las adecuadas soluciones digitales que les permitan generar y conservar las facturas electrónicas, así como enviar y recibir las mismas. En el reglamento técnico se establecerán los requisitos técnicos y legales que deberán cumplir, como garantizar la interoperabilidad con otros sistemas de facturación electrónica.
Cambio de paradigma
Las empresas deben fomentar la adopción de la factura electrónica, tanto internamente como con sus clientes y proveedores, como un elemento positivo para su competitividad y su eficiencia. Se debe realizar una labor pedagógica sobre los beneficios de este nuevo sistema para que todo el mundo sea consciente de ellos.
Formación del personal
Alineado con el punto anterior, se deberá no sólo concienciar si no también capacitar al personal para que conozca el funcionamiento de la factura electrónica. También se deberán resolver las dudas que puedan surgir ante el cambio de sistema.
Requisitos de una factura electrónica
Para ser válida, una factura electrónica debe cumplir una serie de requisitos legales, técnicos e informativos marcados en la Ley Crea y Crece. Aunque los requisitos no están definidos en el reglamento técnico, se pueden anticipar algunos aspectos ya que otros países europeos cuentan con la factura electrónica B2B. Muy presumiblemente, serán parecidos a los siguientes:
- El formato será Facturae (archivo XML), que es el estándar nacional para las facturas electrónicas.
- Será necesario una firma electrónica con un certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria o un sello electrónico emitido por un prestador cualificado.
- Los envíos y recibos serán a través de los Puntos Generales de Entrada de Facturas Electrónicas (FACe), las plataformas habilitadas por las administraciones.
- Deberá incluir obligatoriamente el número y la fecha de expedición, los datos del emisor y del receptor, la descripción de los productos o servicios, el importe y el tipo impositivo aplicable, entre otros.
- La factura electrónica debe indicar el destinatario mediante un código identificativo. El código DIR3 se utiliza para las administraciones públicas; para empresas privadas, el DIRe.
- Se deberá garantizar su integridad y autenticidad conservándola por un plazo legal establecido de cuatro años en formato electrónico.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica?
Como hemos dicho, la Ley Crea y Crece ya está publicada en el BOE, pero la obligatoriedad de la factura electrónica no es inmediata. Para permitir a las empresas adaptarse al nuevo sistema, se han establecido unos plazos atendiendo a la facturación anual:
> 8.000.000 € / año
Quienes superen los 8 millones de euros en su facturación anual cuentan con un plazo plazo de un año desde la publicación del reglamento técnico. Este reglamento se espera que se apruebe en la primavera de 2023, por lo que estas empresas tendrían hasta abril o mayo de 2024 para implantar la factura electrónica.
< 8.000.000 € / año
Para el resto de las empresas, el plazo es de dos años, es decir, hasta abril o mayo de 2025.
¿Cómo prepararse para la factura electrónica?
La factura electrónica de la Ley Crea y Crece reportará ventajas para las empresas, la administración y la sociedad española. Sin embargo, es cierto que su uso tiene asociado unas implicaciones directas como son una adecuada preparación y adaptación al cambio normativo y tecnológico que se requiere por parte de las empresas.
Para preparase, las empresas deben informarse primero exhaustivamente sobre la normativa y los requisitos, además de ser conocedores de los plazos aplicables a su caso. Falta por publicar el reglamento técnico y hay que estar pendientes de su contenido ya que esto afectará a la decisión sobre qué solución tecnológica adoptar. Desde Marqués podemos asesorarte y ayudarte como proveedor tecnológico con más de 30 años de experiencia.
En cuanto a la burocracia, no debemos perder de vista que necesitaremos solicitar los certificados digitales, sellos electrónicos cualificados y códigos DIRe. Es importante informarse cuanto antes para ir avanzando labores y que no se nos acumulen todas a última hora.
Por último y no menos importante, deberemos adaptar nuestros procesos internos y externos a la factura electrónica. Esto incluye formar e instruir al personal, comunicar el cambio a clientes y proveedores, entrar en un periodo de pruebas piloto para verificar que todo está orden… Y finalmente, evaluar los resultados de la implantación.
La factura electrónica será de obligado cumplimiento, por lo tanto, te aconsejamos que le otorgues prioridad al asunto. Si necesitas apoyo tecnológico o tienes cualquier tipo de pregunta en el tintero, no dudes en dirigirte a nuestro equipo de consultores a través del formulario. ¡Te ayudaremos y acompañaremos durante todo el camino!
