En cualquier sector, pero especialmente relevante en sectores como el de alquiler de maquinaria y equipos, es relevante el uso de tecnología para optimizar la gestión diaria de nuestra compañía. Cada sector tiene sus particularidades y, en este caso, te mostraremos qué beneficios aporta un software ERP en el sector de alquiler de maquinaria.
En este artículo, enumeraremos algunos de los problemas más comunes en empresas dedicadas al alquiler de maquinaria y cómo un ERP te ayuda a solucionarlos. Siempre basado en nuestra experiencia y conocimiento en el sector, ayudando a diferentes empresas a implementar soluciones ERP para su sector, como es el caso de nuestro ERP vertical, RentalMe, basado en tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Cinco formas comunes en las que las empresas de alquiler de maquinaria están generando costes innecesarios y como un software ERP para alquileres de maquinaria y equipos te ayuda a reducirlos
1. Indisponibilidad de la maquinaria
Es uno de los principales factores que pueden afectar la optimización de ingresos. La indisponibilidad de la maquinaria podría deberse a diferentes motivos, por ejemplo, por avería, por reserva, por mantenimiento, entre otros y, por lo tanto, no satisfacer las demandas de los clientes que, en consecuencia, puedan buscar una solución en la competencia y afectar a futuras inversiones.
¿Cómo se podría solucionar esta cuestión con un ERP?
Con un ERP de alquiler de maquinaria se puede gestionar el ciclo de vida de un equipo desde el momento en que se compra hasta el fin de su vida útil. ¿Qué permite esto? Maximizar la disponibilidad del equipo y, por lo tanto, su utilización.
Aquí os mostramos un ejemplo de cómo un ERP de alquiler de equipos puede controlar y gestionar las diferentes etapas del ciclo de vida de la maquinaria o equipo de alquiler:
2. Duplicidades en tareas administrativas y gestión
Uno de los principales males de cualquier compañía es la gestión ineficiente causada por la duplicidad de tareas y, una de las áreas donde este factor es más evidente, es en departamentos administrativos.
En un sector como el del alquiler existe una gran cantidad de procesos derivados de la gestión administrativa, que son de ejecución relativamente sencilla, pero que, a su vez, requieren una gran complejidad en la introducción de datos. Sin herramientas adecuadas, que automaticen dichos procesos, puede volverse una labor tediosa por la cantidad de veces que se introduce el mismo dato en varios momentos del mismo ciclo, desde la gestión de una oportunidad hasta su facturación o seguimiento logístico de distribución y recogida.
Pero… ¿cómo un ERP puede das solución a esta problemática?
Principalmente por la centralización de todas las tareas en un mismo sistema; este hecho por sí solo ya agiliza enormemente la gestión. Usar un único entorno (base de datos homogénea) en todo el ciclo hace que, todos los datos comunes en distintas partes del proceso ya estén dados de alta y, por lo tanto, el mantenimiento y ejecución de las tareas de introducción de datos o generación de documentos es mucho más simple.
Y, en segundo lugar, un ERP con una buena lógica detrás permitirá que los datos introducidos en un paso previo se trasladen de forma automática al siguiente paso, así pues, si introducimos los datos de cliente, producto, tarifas, precios, importes, condiciones… en una oferta (por ejemplo), esto se cargará automáticamente cuando se realice el contrato asociado a la misma, y seguirá estando presente cuando preparemos el albarán o la factura. De este modo, un ERP en un sector como el alquiler de maquinaria y equipos puede ahorrar cientos de horas al año en tareas meramente administrativas de poco valor como:
- Introducción de datos.
- Confirmación de la información.
- Seguimiento y revisiones.
- Colaboración entre compañeros y departamentos.
3. Excesiva burocracia en gestión y seguimiento de contratos
Otro de los trabajos que en cualquier compañía dedicada al alquiler supone miles de horas perdidas al año es en la gestión y seguimiento de los contratos.
Un contrato, como sabemos, debe cumplir rigurosamente unos plazos y condiciones, ya que esto luego afectará a otros departamentos como el logístico para el transporte de las máquinas o equipos. En este sentido, cualquier cambio o modificación de un contrato supone un reajuste en la planificación que, no solo debe ser notificado, sino que también debe ser revisado desde varios puntos de vista.
Así pues, la gestión de contratos y su seguimiento es una tarea fundamental en el sector del alquiler y puede suponer un gran coste si no se dispone de herramientas adecuadas y se realiza con procesos manuales.
Entonces, ¿cómo un ERP puede dar solución a la burocracia relativa a los contratos?
Como en otras situaciones, un software de gestión permite hacer seguimiento a los contratos de forma automatizada, gestionando y generando avisos cuando corresponde. De tal modo que te va a permitir:
- Generar un contrato de alquiler a partir de una oferta de forma simple y en pocos minutos.
- Obtener y generar en el contrato la información completa del cliente para que no tengas que buscarla ni copiarla de otro sistema.
- Programar la facturación orientada a periodos y basada en características descritas en el contrato.
- Permite generar solicitudes de transportes directamente desde el contrato en segundos para reflejarlo en la posterior planificación logística de entregas y recogidas.
- Modificación de fechas y precios o añadir cargos y servicios, o bien, sustituir recursos de un contrato que se redactará posteriormente en la facturación de este.
- Por último, y no por ello menos importante, permite tener un control presupuestario exhaustivo de previsión y realización de ingresos y gastos.
4. Ineficiencia en la entrega/devoluciones de máquinas y rutas de transporte
Otro de los problemas que pueden surgir sin un software de alquiler de maquinaria es la dificultad para gestionar la recogida de un equipo a un cliente que ya ha terminado de utilizarla y entregársela al próximo cliente. En este sentido, también hay que pensar siempre en un tiempo destinado al mantenimiento, para prevenir imprevistos o tiempos de inactividad.
Si se recoge tarde, la maquinaria puede que llegue tarde al siguiente cliente, por lo que puede provocar una mala imagen y un descontento y, en un futuro, pérdida de ingresos por pérdida de clientes.
Otra cosa que puede pasar es que la ruta entre la recogida y la entrega sea ineficiente, aumentando así el tiempo dedicado al transporte y, también, el gasto.
¿Y qué beneficio tiene tener un ERP de alquiler en esto caso?
El sistema ERP puede ayudar con la planificación y gestión del transporte, optimizando así la logística y asegurando las entregas en el momento correcto a los clientes.
El ERP le permitirá conocer la ubicación de los activos y el cronograma de transporte. Esto evita la programación excesiva, asegura el mantenimiento y evita los períodos de inactividad prolongados en el tiempo.
5. Comunicación perdida o retrasada: ineficiencia en la coordinación
Existen múltiples puntos de contacto en una operación de alquiler de maquinaria con equipos de trabajo y personal de diferentes áreas o localizaciones y la falta de comunicación provoca numerosas ineficiencias o imprevistos que, fácilmente puede solucionarse con un sistema de comunicación centralizado, digitalizado y, hasta cierto punto, automatizado.
La comunicación es uno de los mayores generadores de ineficiencias en una organización, no solo porque desorganiza los diferentes usuarios implicados en un proceso y hace de un proceso simple algo complejo, sino también por todas las labores de revisión, seguimiento, validación o corrección posterior que generan.
¿Qué solución ofrece un ERP de alquiler de maquinaria para mejorar la coordinación?
El ERP de alquiler de maquinaria permite gestionar y controlar todos los procesos de alquiler, tales como: la venta, la logística, la parte financiera y los servicios a prestar en un solo sistema. Esto se traduce en un intercambio de información mucho más rápido (y en ocasiones automático) entre los diferentes departamentos de la empresa.
Por ello, procesos donde antes necesitamos que un usuario confirme una acción al siguiente, con un ERP, ya no es necesario, pues el sistema se ocupa de hacerlo. Además, el propio ERP será quien traslade toda la información necesaria y actualizada permanentemente, por lo que, todos los problemas derivados de ineficiencias en el traslado de información se habrán terminado.
Además, si el ERP nos asegura que todos los procesos se realizan correctamente, suprimiremos todas las tareas posteriores de revisión y corrección de errores, o las de supervisión de la ejecución.
¿Te imaginas cuantas horas puedes suprimir solamente con la implantación de un ERP en todos estos procesos?
Pues la respuesta es muy sencilla, por nuestra experiencia, permite ser más eficiente en:
- Tareas de gestión rutinaria hasta un 15%
- Coordinación y eficiencia entre departamentos hasta un 20%
- Supresión de tareas de seguimiento, revisión y corrección en un 75%
Un ERP te ayuda a ser eficiente y ahorras costes en múltiples áreas, además de ganar en eficiencia y competitividad. Y disponer de un ERP actual, orientado a tu sector y bajo tecnología referente, es un factor diferencia respecto a tus competidores.
