El 11 de octubre de 2021 entró en vigor la nueva Ley 11/2021, también conocida como Ley antifraude. Entre otras disposiciones, esta norma marca los requisitos que una empresa debe cumplir en cuanto a su programa de gestión ERP o el software de facturación que utilice. Aquellas compañías que no cumplan la normativa y no adapten su ERP, se verán afectadas por las sanciones que marca la propia Ley antifraude.
A continuación te vamos a explicar en detalle los pormenores para que te asegures que tu ERP cumple al detalle con la Ley Antifraude:
¿A quién afecta la Ley Antifraude?
La disposición concierne a todas las empresas y trabajadores autónomos que realicen actividades económicas de entrega de bienes o prestación de servicios, haciendo especial hincapié en las soluciones ERP o programas informáticos que gestionan la contabilidad y facturación.
¿Qué objetivo persigue?
La finalidad de las medidas que se incluyen en esta ley es acabar con la doble contabilidad y la facturación que omite o altera la anotación de transacciones realizadas.
Para ello exige que el ERP o el software que soporta los procesos de contabilidad, facturación o gestión “garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismo.”
¿Cómo afecta a tu ERP la Ley Antifraude?
Estos son los puntos clave que tienes que tener en cuenta de tu ERP para cumplir con la nueva ley y no tener ningún problema:
- Asegúrate de que tu ERP o el software de facturación y contabilidad que utilices esté homologado y actualizado a los nuevos cambios. Es decir, que impida la modificación y destrucción de los registros con el objetivo de evitar que se oculte parte de la facturación.
- El ERP que utilices para la facturación y contabilidad debe ser el único que tengas en uso. Si tienes otro software aparte susceptible de permitir una gestión paralela, independientemente de si lo empleas o no, puedes afrontar sanciones.
- Por último, y aunque no te afecte a ti directamente, los productores y comercializadores de soluciones ERP o programas contables, deben garantizar el cumplimiento de esta nueva ley.
¿Qué sanciones se aplican?
Seguramente esta sea la parte donde pongas más atención de toda la Ley Antifraude (¡y bien que haces!). Vamos a ver una pequeña muestra de las sanciones que se nos pueden aplicar, que van desde los 1.000 a los 150.000 €.
- Podemos vernos afectados por el empleo de programas de facturación y contabilidad o cualquier otra herramienta como documentos de texto u hojas de cálculo (como Word o Excel) que no permitan garantizar las especificaciones contempladas en la ley con una sanción de hasta 50.000 euros.
- Por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas y por cada tipo distinto de programa empleado que sea objeto de la infracción de software de contabilidad de doble uso: hasta 150.000 euros.
- Simplemente por tener más de un programa de facturación, independientemente de si se utiliza o no, nos pueden sancionar con 1.000 euros.
¿Qué hacer para cumplir la Ley Antifraude?
Esta ley es de obligado cumplimiento desde el pasado 11 de octubre de 2021. Debes asegurarte de que tu software de facturación cumple con los requisitos de integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.
En caso de dudas, lo mejor es que contactes directamente con tu partner o proveedor para comprobar a fondo que se cumplen los requisitos de la Ley Antifraude y evitar que se te pueda acusar de fraude o evasión fiscal.
Las características a cumplir se extraen de la propia ley y te las detallamos a continuación:
- Integridad: el ERP o la aplicación debe registrar de forma correcta todas las facturas y el resto de documentos comerciales.
- Conservación en el tiempo: la información de los últimos cuatro ejercicios contables debe estar almacenada y disponible, según la Ley General Tributaria. Lo contrario se considera una infracción grave con una sanción proporcional al volumen de facturación de la sociedad.
- Accesibilidad: todos los usuarios habilitados deben poder acceder a través de un ID y contraseña encriptada. Además, se deben utilizar roles para que cada usuario pueda acceder únicamente a aquella información para la cual se le haya autorizado, en cumplimiento con la RGPD.
- Legibilidad: los datos deben estar en un formato estándar que sea entendible por terceros.
- Trazabilidad: el ERP debe incluir la fecha y la hora en la que se realizó la transacción, así como toda su gestión documental asociada. En general, ha de ser posible acceder a una trazabilidad completa que registre todos los procesos de compra y venta de la compañía.
- Inalterabilidad: es absolutamente necesario que los registros se almacenen sin cambios u omisiones no anotadas en el ERP. Además, se debe registrar toda la información sobre las modificaciones (el usuario, la IP, fecha, hora…) al tiempo que se guarda una copia exacta de las versiones anteriores, incluso para los documentos eliminados.
