Un software POS es el eje central sobre el que cualquier negocio maneja su servicio al cliente, las operaciones y las transacciones. Contar con un buen sistema TPV de Punto de Venta (Point Of Sale) resulta vital para el éxito. Y con tantas opciones que existen en el mercado, ¿cuál elegir? Gracias a nuestra amplia experiencia tecnológica, a continuación te presentamos 7 preguntas clave que te ayudarán a elegir el mejor software POS para tu negocio.
1 – ¿Qué características necesitas?
Los sistemas TPV de punto de venta van mucho más allá de ser simplemente cajas registradoras que procesan transacciones y registran pagos. Hoy en día, el software POS es una herramienta necesaria que puede acelerar las operaciones, agilizar la mano de obra, aumentar la fidelidad, administrar el inventario y definir la experiencia del cliente. Por lo tanto, no es de extrañar que el software POS moderno ofrezca un gran número de características/funcionalidades.
Control de empleados, registro de huellas dactilares, POS móvil, bases de datos de clientes, pedidos en línea, gestión de recetas e ingredientes… parecen grandes maravillas de las que disponer, ¿no? Sin embargo, puede que no sean tan útiles para todos los negocios. Es obvio que un restaurante con servicio completo tiene necesidades muy diferentes a las de una tienda de ropa o un gimnasio.
Detente un segundo y pregúntate: ¿qué características necesito realmente? Asigna tus requisitos y elije un TPV que se ajuste a tus necesidades actuales. De este modo ahorrarás dinero y esfuerzo. Y lo harás en tres etapas: en la fase de desarrollo, durante la formación de tu personal y a diario. Demasiadas opciones en el punto de venta pueden acabar interponiéndose en el camino de tu personal al gestionar sus tareas rutinarias.
2 – ¿Está el software POS diseñado específicamente para tu sector?
Aunque algunas características comunes en la venta al por menor pueden adaptarse a la industria hostelera, las tiendas y negocios de servicios generalmente tienen requisitos muy diferentes.
Por ello, hay que asegurarse de elegir un software POS desarrollado específicamente para tu industria. Una solución diseñada para tu sector te permitirá realizar fácilmente tareas diarias clave como añadir/eliminar materias primas, realizar ofertas y combos, dividir la factura, enviar pedidos, gestionar clientes… entre otras muchas funcionalidades.
No te conformes con un sistema con el que quizás puedas salvar el momento. Elige un TPV pensando en cada una de tus necesidades.
3 – ¿Es rápido? ¿Fiable?
Tu industria se basa en la calidad y la rapidez. Si hay algo que quieres evitar es tener un TPV lento o sin respuesta que retrase tu actividad y cree una mala percepción sobre tu marca en tus clientes.
Cuando investigues las distintas soluciones de software POS, pregúntate:
- ¿La interfaz es intuitiva y se puede personalizar según el rol de cada miembro del personal?
- ¿Puede aceptar fácilmente diferentes tipos de pagos, facturas fraccionadas, etc.?
- ¿Qué características tiene que ayudan a acelerar el servicio?
- ¿Cuál es el tiempo promedio por transacción?
- ¿Qué sucede si la conexión a Internet se interrumpe? ¿Podré seguir aceptando pedidos y procesando ventas – o tendré que aceptar pedidos en hojas de papel?
La respuesta a estas cuestiones ha de ser afirmativa en todos los casos. Si no, ya sabes a qué problemas puedes tener que enfrentarte pese a la inversión realizada.
4 – ¿Cuál es la inversión adecuada?
Antes de elegir la opción con la inversión inicial más baja, asegúrate de investigar el retorno de la inversión (ROI) que podría lograr la implantación de un software POS. Cuando analices el impacto de la nueva tecnología en su balance final, recuerda tener en cuenta múltiples factores, entre los que se incluyen:
Interfaz intuitiva y fácil de usar: la adopción de un sistema TPV intuitivo hace que la formación de los nuevos empleados sea rápida y fácil.
Gestión del inventario: ¿incluye el nuevo punto de venta herramientas de gestión de inventarios? Puedes ahorrar mucho dinero encargando las cantidades correctas y usando el stock que tienes eficientemente.
Gestión de clientes: un sistema que puede integrarse con software CRM te permitirá enviar ofertas y campañas dirigidas a clientes registrados puede ayudarte a incrementar la fidelidad de tus clientes.
Unificación de datos datos: si utilizas un sistema para gestionar las ventas, otro para el inventario, un tercero para las listas de personal, otro para sus proveedores, etc., terminarás dedicando gran parte de tu tiempo a comparar resultados y a intentar dar un sentido a tus números. Un sistema que integra todas estas funciones en una misma plataforma te permite obtener más información de tus datos, así como simplificar tu contabilidad, ahorrándote muchas horas (¡y dolores de cabeza!) en el proceso.
5 – ¿A qué proveedor recurro?
Al elegir un nuevo software POS, debes tener en cuenta la reputación del proveedor. Una plataforma tecnológica sin antecedentes no necesariamente debe ser descalificada, sin embargo, hay que reconocer el riesgo de que en pocos años sea una empresa muy diferente -o que ya no sea una empresa- y tu software nunca evolucione.
Hoy en día, las evoluciones tecnológicas resultan clave tanto en funcionalidades como en medidas de seguridad. Elige una empresa con un historial comprobado: una empresa que sepas que estará ahí en el futuro, solvente, con experiencia y un equipo de profesionales que pueda proporcionarte asistencia y actualizaciones periódicamente.
6 – ¿Y si mi negocio crece?
Al seleccionar un nuevo sistema, asegúrate de que puedes agregar fácilmente nuevos terminales TPV e incluso abrir nuevas ubicaciones con un esfuerzo limitado. El sistema adecuado también te permitirá crecer integrando fácilmente otras soluciones tecnológicas. Supongamos que decides expandir tus servicios de entrega a domicilio asociándote con un servicio de terceros: ¿qué pasa si tu TPV no puede integrarse con la aplicación del servicio de entrega?
Si estás pensando en la expansión internacional, tiene sentido investigar si el sistema ha sido traducido en diferentes idiomas, si puede soportar múltiples reglas de moneda y fiscalización, si está disponible en diferentes localizaciones… como es el caso del ERP Business Central.
Un sistema rígido que no te permite hacer cambios o integrar a otras soluciones, puede ser más barato para empezar pero, sin embargo, tendrá que ser reemplazado una vez el negocio crezca, causando problemas (y altos costos) a largo plazo. Elige una plataforma que pueda crecer junto a tu negocio y esta te ayudará no sólo hoy, sino también mañana.
7 – ¿Puedo acceder a referencias actuales?
Al leer el folleto de marketing, uno tiene la impresión de que todos los puntos de venta pueden hacer de todo a la perfección. Todos flexibles, ágiles, con muchas funciones y fáciles de usar, ¡faltaría más! Es lo mínimo que se exige a un TPV, ¿verdad?
Pero no te limites a tomar la palabra del vendedor/proveedor. Durante el proceso de selección es una buena idea pedir referencias o comprobar si el proveedor cuenta con acreditaciones oficiales de marcas reconocidas. Los mejores proveedores de soluciones tecnológicas contarán con una lista de clientes actuales en su web. Siempre puedes ponerte en contacto con estas empresas, obtener sus opiniones y realizarles preguntas para ver de primera mano cómo funciona el software POS.
