Aunque la tecnología nos inunda en nuestro día a día, todavía existen muchos negocios a la cola en cuanto a la transformación digital. Las empresas que utilizan tecnología se aprovechan de los beneficios que ésta aporta a la hora de gestionar diferentes procesos de contabilidad, facturación, fabricación, logística, ventas, marketing, por eso, en este artículo, responderemos cómo ayuda la tecnología en los procesos de calidad.
Para las empresas —y sobre todo para sus trabajadores— estos sistemas son indispensables en su día a día. La tecnología les facilita enormemente cualquier tarea rutinaria y su trabajo en general: minimiza los tiempos de gestión, te permite tener más control de la información, reduce la cantidad de tareas duplicadas o innecesarias, agiliza procesos de calidad… ¡y mucho más!
La tecnología QMS en los procesos de calidad
Uno de los principales inconvenientes que nos encontramos a la hora de realizar la implantación de un sistema de gestión de calidad es la excesiva carga de documentación. Esa información que tenemos en papel requiere de un espacio físico donde almacenarla con los correspondientes peligros de pérdida de la información si ocurre cualquier accidente o complicaciones para localizarla en un momento dado.
El problema ya no es sólo tenerlo en papel y almacenarlo, si no correr los riesgos que supone no tener controladas las últimas versiones, no poder controlar los accesos a la información o no poder trabajar de una manera adecuada en un entorno colaborativo eficiente y favorable.
Además, cuando se lleva la gestión de calidad de una manera no automatizada, nos encontramos con otro problema: normalmente la información está estructurada o gestionada de una manera muy particular por quien lleva la gestión en ese momento. Pero, ¿qué ocurre cuando esa persona causa baja en la empresa? Que se pierde el conocimiento, el saber hacer y, en muchos casos, se pierde la información. Eso luego supone una inversión elevada de tiempo y recursos para volver a entender cómo se estaba trabajando, organizando y gestionando la información.
Es decir, la tecnología nos ofrece una menor dependencia de una persona o grupo de personas en concreto para centralizar el conocimiento en la propia plataforma, una entidad no perecedera y siempre controlada por la empresa y sus responsables.
Beneficios de un software QMS
Las siglas QMS hacen referencia a Quality Management System. Es el término en inglés por el que se conoce a la tecnología para la gestión de procesos de calidad, muy ligada a la gestión documental de los mismos. En Marqués hemos desarrollado nuestro propio software vertical, ShareMe QMS, basado en la tecnología de Microsoft SharePoint.
Las ventajas de las que se benefician nuestros clientes de ShareMe son:
Agilidad en los procesos de calidad
La rapidez en gestionar las no conformidades, reclamaciones o acciones correctivas preventivas hacen que las organizaciones se superen en un mercado que no admite errores ni resolución tardía de problemas. Esto implica una reducción significativa de los tiempos de gestión en un departamento de calidad.
Minimizar los posibles errores humanos
Como ShareMe está diseñada para cumplir las exigentes normativas de sectores como el farmacéutico o el alimentario, el factor del error humano se minimiza. La aplicación no te deja hacer nada que no se deba hacer y te recuerda lo que tienes pendiente por hacer. Nos aporta mayor seguridad en el cumplimiento normativo ya que las reglas están perfectamente identificadas.
Automatizaciones y ahorro del tiempo
Una de las características más valoradas por los empleados en un departamento de calidad es el poder contar con automatizaciones. Estos mecanismos nos liberan tiempo para podernos dedicar a otras labores (proyectar, revisar, planificar, diseñar planes de mejora…) en lugar de dedicarlo a tareas rutinarias o de control que puede realizar por sí mismo el propio ShareMe QMS.
Muchas veces, las personas de calidad son los encargados de estar persiguiendo a los usuarios para que firmen, aprueben o hagan determinadas acciones. Esto quita mucho tiempo al departamento de calidad y además a veces es una tarea poco gratificante. Simplemente con pulsar un botón, el sistema envía directamente el documento a los revisores/aprobadores correspondientes y los avisa vía correo electrónico.
Para evitar también pérdidas de tiempo al buscar documentos, la aplicación también cuenta con avanzados servicios de búsqueda para encontrar ágilmente la información.
Avisos y alarmas automáticos
ShareMe QMS dispone de gestores de alarmas automáticos que avisan por correo electrónico en determinados momentos de los procesos de calidad. Por ejemplo:
- En el caso de la gestión de la documentación, dispone de alarmas que te avisen automáticamente cuando un documento vigente ha llegado su fecha de vencimiento y debes revisarlo.
- En el caso de auditorías, puedes dejar planificadas las auditorías anuales que te avise previamente antes de la fecha de inicio para poder prepararla.
- O en cuanto a no conformidades, reclamaciones, acciones o control de cambios, si el registro se para en algún momento del flujo de trabajo y no avanza, avisa a la persona que no está realizando su tarea en ese momento. Así se puede volver a activar el flujo de una manera muy ágil y sin necesidad de que una persona esté pendiente de este tema.
Evita costes adicionales
La implantación de un software QMS genera ahorros importantes a la organización ya que evita costes que pueden surgir por accidentes, errores, revisiones, imprevistos, sanciones… Se trata de una inversión a futuro que garantiza la eficiencia y calidad en los procedimientos documentales.
Información siempre actualizada
Nos proporciona una visión general y rápida de la situación actual y permite acceder fácilmente a información fiable. Cuando no tenemos un sistema automatizado siempre corremos el riesgo de estar consultando documentos obsoletos o no poder analizar información fiable rápidamente. Por ejemplo, saber en cuestión de segundos cuántas No conformidades o Reclamaciones tenemos por mes, año o por causa, y así poder tomar decisiones que hagan que nuestra organización mejore.
Mayor accesibilidad y control
Como ShareMe QMS está alojado en la nube, puedes acceder desde distintos dispositivos (PC, móviles, tablets) y ubicaciones. Además, te garantiza la seguridad necesaria para controlar que cada información la vea y pueda acceder a ella sólo los usuarios habilitados para ello.
A favor del medioambiente
Por supuesto, disponer de un sistema informatizado nos hace disminuir el consumo de papel, lo que incide directamente en un mayor ahorro y cuidado al medio ambiente. Además de los propios beneficios ecológicos, también hace que nuestros clientes tengan una imagen moderna de nuestra empresa y aumenta la calidad de los servicios prestados garantizando la mejora continua en la organización.
Como hemos visto, un sistema automatizado de calidad nos proporciona muchos y diversos beneficios en nuestros procesos de calidad. En un mercado competitivo como en el que vivimos, las organizaciones esperan que los servicios avancen ofreciendo grandes resultados en un tiempo cada vez menor. La rapidez se vuelve el factor clave a destacar, pero siempre manteniendo el factor calidad.
Ser más eficientes y ágiles es la manera de alcanzar estas expectativas. Para ello, recurrir a los beneficios de la tecnología especializada es esencial. Muchas organizaciones tienen claro que necesitan un software QMS de calidad. Sin embargo, a veces la decisión se alarga y tomar la decisión a tiempo puede representar ahorros importantes a las empresas. Así que HOY es un buen momento para plantearse automatizar nuestro sistema de calidad. ¿Hablamos?
