La posibilidad de incorporar tecnología destinada a mejorar la gestión de un negocio no es algo exclusivo de las grandes empresas. Hoy en días las PYMe pueden (y deben ) optimizar cada uno de sus procesos de negocio, y la mejor manera de hacerlo es mediante los software ERP.
Sin embargo, dar este paso no es fácil, y más teniendo en cuenta las múltiples opciones que existen en el mercado. Equivocarse en la elección de que ERP utilizar retrasa la implantación de éste en el 61% de los casos, provocando sobrecostes en el 53% de las empresas que han errado en su elección.
Elección de un ERP: consejos para PYMEs
La elección de un sistema ERP va ligada a un sin fin de factores, muchos factores técnicos. Pero siempre es necesario, antes de tomar la decisión definitiva, plantearse algunas preguntas clave para asegurarnos de que realizamos la mejor elección:
Análisis de procesos: Una de las primeras tareas que debes realizar si has llegado hasta aquí, es la de documentar tus procesos de negocio. Debes segmentar aquellos procesos que quieres optimizar y aquellos que deseas que sigan funcionando como hasta ahora. De este modo, centraras tus necesidades y será más fácil una vez detectados los puntos a mejorar, encontrar aquella solución concreta para tus problemas y que no afecte el funcionamiento de aquellas acciones que ya realizas con eficacia.
¿ERP al uso, específico o solución modular? Es importante conocer si debido a la actividad de tu empresa puedes recurrir a software ERP específicos, ya que éstos ofrecen una solución completa a la que añaden funcionalidades y características diseñadas para las necesidades de tu empresa (por ejemplo BuildingME) o soluciones ERP modulares, que ofrecen la opción de elegir determinados componentes del ERP, descartando aquellos que no se vayan a utilizar, y de este modo optimizando la inversión.
¿Qué funcionalidades/requisitos necesitamos? Las soluciones de empresa ERP integran multitud de módulos especializados para automatizar procesos en los diferentes departamentos empresariales. Y saber qué módulos son los necesarios para tu empresa así como el nivel de escalabilidad será imprescindible para que elijas correctamente aquel software que cubra las necesidades de tu empresa.
Facilidad de uso e implantación: Hay que tener en cuenta el tiempo del que dispones para realizar la migración de datos. Una implantación de ERP puede durar varios meses. Por eso, es importante ser conscientes de ese intervalo de tiempo necesario hasta poder explotar todas las ventajas el software ERP. Y de la misma manera, es primordial que el programa de gestión empresarial disponga de una interfaz sencilla y de una óptima usabilidad, para que la formación a los futuros usuarios sea dinámica y no ralentice la puesta en marcha del sistema.
Capacidad de inversión. Apoyar los procesos empresariales en la última tecnología es cada vez más sencillo ya que existen multitud de opciones que exigen diferentes tipos de coste. Sin embargo, la inversión debe medirse al detalle. Es necesario tener en cuenta el presupuesto y el nivel de inversión que se está dispuesto a realizar. Primero, porque este criterio nos ayudará a delimitar las diferentes opciones. Y segundo, porque en muchas ocasiones la máxima de “contra más caro, de mejor calidad”, no siempre se cumple. ¿Para que quieres el ERP más caro del mercado, si este es caro porque ofrece un sinfín de opciones que no vas a utilizar jamás?… ¿He dicho jamás? Ok, quizás jamás, no sea correcto. Mejor decir, ¿para que pagar hoy por unas funcionalidades que podrías incorporar en un escenario futuro en el que sí sean necesarias?
Proveedores. Una vez elegido que software implantar, es importante disponer de un socio con experiencia y la infraestructura y capacidades necesarias para poder acompañar a la empresa durante todo el ciclo de vida del ERP; desde su implantación a todo el recorrido de vida del software (mantenimiento, actualizaciones, personalización, etc.) No se trata de encontrar quien te lo va a implantar. Se trata de encontrar un socio en el que confiar para que el ERP se mantenga optimizado a tus necesidades de forma sostenible.
Estos son algunos de los puntos clave para asentar la búsqueda de esa solución de software ideal para tu PYME. Sin embargo, gracias a nuestros más de 25 años de experiencia, entendemos que la toma de decisión puede tratarse de un proceso con aspectos excesivamente técnicos para algunas empresas, haciendo que el desconocimiento sobre la materia pueda precipitar la toma de decisiones.
Nuestro principal consejo es que busques, compares y sobretodo, te informes. Y por ello, a continuación, te ofrecemos un formulario para poder contactar con alguno de nuestros expertos, quienes podrán atender tus dudas de forma personalizada y sin compromiso alguno.
