La importancia de la Gestión Documental para la empresa digital

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Contar con una estrategia de gestión documental ayuda y potencia el control y gestión de la documentación. A esto se suma además la posibilidad de aplicar soluciones de digitalización como gestores documentales (DMS) que permiten crear flujos de aprobación, versionado de documentos, establecimiento de protocolos de seguridad de acceso y garantizar la integridad de la información. 

La transformación digital para las empresas es el camino que todas deberían seguir. Los cambios se producen a una velocidad vertiginosa y adaptarse con rapidez marca la diferencia. En los últimos años, se ha producido una evolución de conexiones de internet básicas a la velocidad que permiten “la fibra óptica”o de almacenar documentación en carpetas físicasa disponer de todos los archivos departamentales exclusivamente en formato digital. 

 

Ventajas de un sistema de Gestión Documental

Así pues, las aportaciones y beneficios de un software de Gestión Documental a cualquier organización o departamento son cuantiosas. A continuación listamos algunas de las ventajas que ofrece un software de gestión documental moderno, por ejemplo: 

Automatización de procesos

Lo que antes requería de personal para gestionar, administrar, dar seguimiento y coordinar los procesos de gestión de documentos —de forma más o menos manual—, ahora se automatiza con software DMS para que el trabajo humano involucrado sea el menor posible.

Minimizar los errores

Al reducir el número de tareas que antes se debían hacer manualmente con una interacción física con los documentos, el software nos ayuda en la simplificación del trabajo, lo que se traduce directamente en una reducción de posibles errores humanos asociados a dicha gestión.

Información más accesible

El software agiliza, además, tanto la gestión de información como el acceso a la documentación para revisión, consulta, edición o validación.

Reducción de tiempos y costes

La digitalización y automatización de procesos permite ahorrar tiempos de gestión y, por consiguiente, costes asociados directamente a esta reducción de tiempos.

Mejor seguridad de datos

No cabe duda de que los datos siempre estarán más seguros en un entorno digital, con historial de revisiones, backups y permisos. Estos factores que aportan seguridad, son mucho más complicados de gestionar si no se cuenta con un software DMS. 

ShareMe, la solución de Marqués

ShareMe es la solución de gestión documental (DMS) desarrollada por Marqués, implantada principalmente en departamentos de calidad de industrias altamente reguladas como laboratorios farmacéuticos, industria química, alimentaríacosmética, u otros sectores con exigencias basadas en normas GMP y normas ISO. Hemos evolucionado el concepto de gestión documental simple en un proceso de gestión de calidad —o Quality Management System (QMS)— con flujos y funcionalidades específicas para la documentación en departamentos de calidad. 

Marqués cuenta con una amplia experiencia implantando esta solución bajo el paraguas tecnológico de Microsoft con su herramienta de gestión documental,  Sharepoint, y complementado con Office 365 (ahora llamado Microsoft 365) 

En resumen, ShareMe es un sistema de gestión documental modular basado en normas GMP que facilita la colaboración, comunicación y compartición de información entre empleados. ShareMe es una herramienta de gran utilidad para que las empresas con exigentes requisitos en procesos de calidad que involucran distintas áreas como: 

    • Gestión de Calidad, Medio ambiente y PRL 
    • Gestión Documental  
    • Proyectos I+D 
    • Recursos Humanos 
    • Portales de clientes y proveedores 

 

Si quieres ampliar información, ¡no dudes en contactarnos!

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