El objetivo de los cuadros de mando es ayudar a tomar decisiones rápidas basadas en datos. Un directivo debería poder abrir un panel y obtener rápidamente una actualización visual del estado de un proyecto específico en vez de analizar los datos de diferentes aplicaciones y hojas de cálculo.
Disponer de un cuadro de mando que transforma los datos y ofrece visibilidad operativa al momento, permite valorar y supervisar cualquier cambio que pueda afectar al rendimiento del negocio.
Muchas empresas recurren a Excel para crear los cuadros de mando, pero este cuanta con varias limitaciones.
Los 5 problemas de la creación de cuadros de mando en Excel
Los cuadros de mando se crean a través de gráficos, tablas y otros elementos que permiten una visión global del negocio. Excel es una herramienta fácil de usar y flexible que resulta de gran ayuda para recopilar datos y transformarlos en información útil.
Pero, diseñar estos cuadros de mando correctamente en Excel no es fácil y es que para construir unos cuadros funcionales es necesario tener un cierto nivel y una idea muy clara del resultado que buscas. A parte de la gran cantidad de tiempo que se debe invertir, hay 5 áreas en las que resulta sumamente complicado:
1. Consolidación de datos
Para poder crear los cuadros de mando es fundamental agrupar toda la información en Excel. Si cuentas con diferentes fuentes de datos deberás reunir todos los datos de cada una e importarlas en un solo Excel. Esta es una de las principales ventajas de una solución de Business Intelligence ya que extraerá estos datos de forma automática.
2. Control de versiones
Una vez tienes los cuadros de mando hechos, es interesante poderlos compartir con el resto de la organización con el fin de disponer de la información para mejorar ciertos aspectos y alcanzar un objetivo común. Sin embargo, distribuir las hojas de cálculo puede presentar algunos problemas como que determinados gráficos no se muestren correctamente o que no exista ningún control de versiones.
3. Opciones de personalización
Para personalizar un cuadro de mando de Excel debes recurrir al asistente de gráficas. No obstante, se trata de un proceso costoso que requiere mucho tiempo y las opciones de formato son limitadas.
4. Actualizaciones en tiempo real
Uno de los principales problemas de Excel es que los informes no se muestran en tiempo real. Con un software de reporting siempre tendrás los cuadros de mando actualizados y de forma automática.
5. Colaboración
Al planificar los objetivos y definir los KPI para un cuadro de mando es importante contar con los trabajadores y directivos. Como sucede con el problema de los datos en tiempo real, colaborar con otros miembros de la organización puede resultar difícil.
Más allá de Excel: Jet Reports
En definitiva, la mejor manera de optimizar el rendimiento y alcanzar los objetivos es plantearse utilizar una solución más potente para crear cuadros de mando.
Con Jet Reports conseguirás eliminar errores, ahorrar costes y tiempo en reporting y disponer de todos los informes a tiempo real.
Para poner la información adecuada a disposición de las personas pertinentes, puedes seleccionar consultas y aplicar cálculos dentro de la propia herramienta de BI para diseñar y crear un cuadro de mando de KPI.
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