Microsoft Teams: el gran desconocido de Office 365

 In Microsoft Teams

Microsoft Teams una vez llegó a ser el gran desconocido del paquete Office 365… Si en 2019 —la fecha en la que se escribió este artículo— hacías una encuesta sobre el servicio que más llamaba la atención a la hora de pasarse a Office 365, tenías a una gran mayoría de CIO que valoraban positivamente el servicio de correo de Exchange Online.
Otros, probablemente, destacarían la capacidad de almacenaje y trazabilidad documental de SharePoint Online. Sin duda se mencionaría la posibilidad de integración con toda la nueva gama de Dynamics 365 o incluso la gestión de identidad de Azure AD… Tan solo una minoría nombraban a Microsoft Teams y una buena parte de los usuarios ni siquiera lo conocían.
 

Microsoft Teams, donde todo empieza

Y es que si nos quedamos en la superficie, Teams podía ser visto como un sucesor de Skype —producto que Microsoft adquirió en el ya lejano año 2011— para integrar tecnología y base de usuarios en su suite de comunicaciones empresariales, por aquel entonces llabada “Lync”. Bajo este punto de vista, quizá es comprensible que nadie se embarcara en una operación de este tipo para mejorar su “chat” corporativo.

Sin embargo, ya desde el nacimiento de Teams, el objetivo de Microsoft fue mucho más ambicioso. Querían pasar de ser una aplicación de comunicaciones en el sentido más estricto de la palabra (chat y llamadas), para convertirse en un centro de trabajo colaborativo.
Perseguían ser una plataforma donde agrupar desde la documentación, calendarios, planificación y ejecución de los proyectos, hasta las mismas comunicaciones. Ya fueran simples notas de chat o voz al más puro estilo WhatsApp o llamadas punto a punto o reuniones departamentales, que se lanzan con una simplicidad pasmosa. Y por supuesto, como todo lo que se propone Microsoft, lo lograron.
 

Descubriendo Microsoft Teams

A primera vista, la pantalla principal de Teams, contiene los diferentes apartados de la aplicación, algunos de ellos herencia directa de las aplicaciones de mensajería que todos conocemos:

 Chat

Conversaciones punto a punto o grupales que se mantienen si lo deseamos como historial de comunicaciones.

Llamadas

Individuales o en grupo. Con videollamada o sin. De punto a punto, punto a multipunto, programadas o a demanda.

Calendario

Con enlace directo al calendario de Office 365 desde donde se puede planificar reuniones de forma unificada y sincronizada con el resto de tu agenda.

Archivos

Registro de los archivos compartidos y enlace con las distintas plataformas de compartición, tanto propias de Microsoft (OneDrive) como de terceros (GSuite) y otros.

 

Hasta aquí tenemos todo lo que ya disponíamos en el pasado, aunque con mejoras tanto en la funcionalidad como la estabilidad y calidad de las comunicaciones. Sin embargo, la verdadera revolución con respecto a Skype, y donde Microsoft ha abierto la batalla con otros competidores, es en el concepto y contenido del “Equipo”. El nombre es auto-explicativo, permitiéndonos generar “salas” de trabajo con aquellas personas con las que compartimos sinergias profesionales.

Dentro del equipo, la información se organiza en canales, para diferenciar y segmentar las áreas de trabajo de los distintos proyectos o subproyectos.

Equipo en Microsoft Teams

 

Teams es integrable con cualquier App

Lo verdaderamente interesante es la posibilidad de añadir a los canales “pestañas” que permiten integrar en una sola vista cualquier tipo de información para dar contenido al trabajo en equipo.

El contenido de las pestañas puede ser, por ejemplo, una ficha de planner donde realizamos la planificación del proyecto creando tareas que podemos asignar. En ella se establecen fechas de vencimiento que los miembros del equipo pueden documentar y completar.

Asimismo, podemos añadir una ficha de Power BI que nos muestre: el rendimiento de las tareas completadas, una biblioteca de documentos (donde almacenemos las actas de reunión con el cliente o los diseños técnicos), una ficha web que enlace al portal de imputación de horas del ERP corporativo (donde los miembros del equipo reflejaran su dedicación en cada una de las tareas del proyecto), etc…
Integrar aplicaciones en teams

 
En definitiva, el concepto es unificar en un solo panel y a un click de distancia toda la información necesaria. De este modo conseguimos trabajar en equipo con una flexibilidad increíble, que nos permite colaborar más y mejor.

Uno de los grandes diferenciadores de Office 365 con respecto a otros proveedores es que, a lo sumo, resulta extremadamente sencillo colaborar. Y no solo con los usuarios de la organización, sino también con usuarios externos independientemente de si usan o no Office 365. Eso, a la práctica, resulta ideal para compartir y hacer partícipes a clientes y proveedores de la información generada en los equipos de trabajo.

 

Microsoft Teams es mucho más que un chat

Existen muchos tipos de aplicaciones para Microsoft Teams para mejorar la comunicación corporativa. Para quedarnos con un resumen de lo que supone la herramienta de moda de Microsoft, recordamos que:

Microsoft Teams añade simplicidad y eficiencia a las comunicaciones.

Permite la creación de espacios de trabajo de forma simple y automatizada.

Nos muestra una visión simple y lógica de las herramientas que usamos en nuestro día a día.

Permite integrarse con Apps no solo de Office 365 (SharePoint Online, OneNote, Planner, PowerBI) sino también de terceros (GitHub, Dropbox, GSuite).
 

Webinar Teletrabajo

 

Estamos experimentando, además, cómo Microsoft está incorporando de forma efectiva las peticiones que le hacen sus usuarios, lo que está revirtiendo en un uso cada vez mayor de la herramienta y un crecimiento exponencial que no sabemos donde se puede detener.

Y tu, ¿todavía no has descubierto el potencial de Microsoft Teams? ¡Hazlo de la mano de Marqués!

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