Microsoft Teams: El gran desconocido de Office 365

 In Dynamics 365, Office 365

Si hiciéramos una encuesta sobre el servicio que más llama la atención a la hora de pasarse a Office 365, seguramente tendríamos a una gran mayoría de CIO que valoran positivamente el servicio de correo de Exchange Online, otros probablemente la capacidad de almacenaje y trazabilidad documental de SharePoint Online, la posibilidad de integración con toda la nueva gama de Dynamics 365, o incluso la gestión de identidad de Azure AD…Nos aventuramos a decir que  probablemente una minoría dirían que es para hacer uso de Teams, y una buena parte de los usuarios ni siquiera lo conocen a dia de hoy.

Y es que si nos quedamos en la superficie, Teams podría ser visto como un cambio de nombre. un sucesor de Skype, producto que Microsoft adquirió en el ya lejano 2011, para integrar tecnología y base de usuarios en su suite de comunicaciones empresariales, por aquel entonces “Lync”.

Bajo este punto de vista, quizá es comprensible que nadie se embarcará en una operación de este tipo para mejorar su “chat” corporativo.

Sin embargo ya desde el nacimiento de Teams, el objetivo de Microsoft fue mucho más ambicioso; pasar de ser una aplicación de comunicaciones en el sentido más estricto de la palabra (chat y llamadas), para convertirse en un centro de trabajo colaborativo donde se agrupe desde la documentación, calendarios,  planificación, y ejecución de los proyectos, hasta las mismas comunicaciones, fueran simples notas de chat o voz al más puro estilo whatsapp, llamadas punto a punto o reuniones departamentales, que se lanzan con una simplicidad pasmosa.

El equipo, allí donde todo empieza

A primera vista, la pantalla principal de Teams, contiene los diferentes apartados de la aplicación, algunos de ellos herencia directa de las aplicaciones de mensajería que todos conocemos:

  • Chat: Conversaciones punto a punto o grupales que se mantienen si lo deseamos como historial de comunicaciones
  • Llamadas, de punto a punto, punto a multipunto, programadas o a demanda.
  • Calendario, con enlace directo al calendario de Office 365; y desde donde se puede planificar reuniones de forma unificada y sincronizada con el resto de tu agenda.
  • Archivos: Registro de los archivos compartidos y enlace con las distintas plataformas de compartición, tanto propias de Microsoft (OneDrive) como de terceros (GSuite) y otros.

Hasta aquí, tenemos todo lo que ya disponíamos en el pasado, aunque con mejoras tanto en la funcionalidad como la estabilidad y calidad de las comunicaciones.

Sin embargo, la verdadera revolución con respecto a Skype, y donde Microsoft ha abierto la batalla con otros competidores, es en el concepto y contenido del “Equipo”. El nombre es auto-explicativo, permitiéndonos generar “salas” de trabajo con aquellas personas con las que compartimos sinergias profesionales.

Dentro del equipo, la información se organiza en canales, para diferenciar y segmentar las áreas de trabajo de los distintos proyectos o subproyectos.

 

Integrable con cualquier App

Lo verdaderamente interesante es la posibilidad de añadir a los canales “pestañas”, que permiten integrar en una sola vista cualquier tipo de información para dar contenido al trabajo en equipo.

El contenido de las pestañas puede ser desde una ficha de planner donde realizamos la planificación del proyecto creando tareas que podemos asignar, y establecer fechas de vencimiento, que los miembros del equipo pueden documentar y completar.

Pasando por una Ficha de Power Bi que nos muestre el rendimiento de las tareas completadas, una biblioteca de documentos, donde almacenemos las actas de reunión con el cliente o los diseños técnicos,  pasando por una ficha web que enlace al portal de imputación de horas del ERP corporativo, donde los miembros del equipo reflejaran su dedicación en cada una de las tareas del proyecto.

El concepto es unificar en un solo panel y a un click de distancia,  toda la información necesaria para el trabajo del equipo, con una flexibilidad increíble, que nos permita colaborar más y mejor.

Uno de los grandes diferenciadores de Office 365 con respecto  a otros proveedores, es que a lo sumo resulta extremadamente sencillo colaborar no solo con los usuarios de la organización, sino con usuarios externos independientemente de si usan o no Office 365,  lo que a la práctica resulta ideal para compartir y hacer partícipes a clientes y proveedores de la información generada en los equipos de trabajo.

 

Mucho más que un chat

En resumen,

  • Teams añade simplicidad y eficiencia a las comunicaciones
  • Permite la creación de espacios de trabajo de forma simple y automatizada
  • Nos muestra una visión simple y lógica de las herramientas que usamos en nuestro día a día
  • Permite integrarse con Apps no solo de Office 365 (SharePoint Online, OneNote, Planner, PowerBI) sino también de terceros (GitHub, Dropbox, GSuite)

Estamos experimentando además cómo Microsoft está incorporando de forma efectiva las peticiones que le hacen sus usuarios, lo que está revirtiendo en un uso cada vez mayor de la herramienta y un crecimiento exponencial que no sabemos donde se puede detener.

Y tu, ¿aún no conoces Teams? Hazlo de la mano de MarquesME…

 

Escrito por: Albert Gómez

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