Recientemente, en Marqués, hemos llevado a cabo una migración ERP de AX a Business Central para optimizar los procedimientos internos en el área financiera y proyectos. Desde un primer momento, teníamos muy claro que un elemento clave del proceso de migración de nuestro ERP era la evolución a la nube y que la nueva herramienta iba a ser Microsoft Dynamics 365 Business Central.
La migración nos ha permitido obtener más experiencia en el proceso de cambio de una solución orientada a grandes empresas como AX, hacia un ERP para la pyme como es Business Central (anteriormente conocido como NAV o Navision).
Principales retos de migrar el ERP
Uno de los retos principales en esta implantación ha sido el desarrollo de funcionalidades para la gestión intercompany entre las distintas sociedades del grupo. Se ha conseguido así integrar varias entidades a nivel financiero y de proyectos —como las imputaciones a proyectos de horas y gastos— en un solo punto, aspecto que no se contempla en Business Central por defecto y que hemos desarrollado específicamente desde Marqués.
En palabras de Jordi Fornós, CEO de Marqués, “el proceso de migración desde Dynamics AX se intuía complejo. Sin embargo, el cambio resultó ser mucho más sencillo de lo esperado”. Lo cierto es que las capacidades funcionales de Business Central y su alta productividad técnica favorecieron la migración ERP enormemente.
Transcurridos 6 meses del arranque, ahora disponemos de una solución mucho más completa y un entorno más capaz y estable. A todo ello se suma que actualmente los costes de evolución y mantenimiento son considerablemente más bajos, lo que nos permite afrontar las mejoras con un alto retorno.
En resumen, con la migración ERP de AX a Business Central, el cambio ha sido sustancial. Podemos decir que hemos pasado de trabajar sobre un ERP a analizar y gestionar la información desde la propia herramienta.
Jordi Fornós — CEO de Marqués
¿Qué ha supuesto la migración de AX a Business Central?
Gerardo Rentería, nuestro jefe de equipo de Business Central, opina que “el ERP de Microsoft Dynamics 365 es una solución que permite un desarrollo complejo de manera más ágil y menos costosa de lo que sería en AX. Hemos podido evolucionar el ERP en base a los requerimientos de la casa, haciendo crecer la solución y personalizándola a nuestras necesidades.”
Según el propio Gerardo, la migración a Business Central ha permitido que administración y dirección puedan tener acceso a información de una manera más rápida. Además, se han consolidado bastante las operaciones de las diferentes empresas y sociedades. Por último, ha permitido también mejorar el procedimiento sobre cómo abordar proyectos al identificar los puntos débiles para irlos perfeccionando y optimizando.
Beneficios de la migración ERP en el área financiera
Jordi Borràs, del Departamento de Administración y Finanzas, destaca que la migración a Business Central nos ha posibilitado controlar de manera más ágil y rápida los datos de proyectos y de contabilidad. Tanto la configuración como la ejecución del informe ahora se realiza desde el mismo ERP, por lo que el traspaso de información es instantáneo. En AX se tenía que entrar dentro de cada proyecto para revisarlos.
“Actualmente hemos conseguido eliminar muchos archivos en Excel que teníamos que ir actualizando para poder analizar los datos. Ahora trabajamos con información en tiempo real, automatizamos procesos y conseguimos indicadores en el propio Business Central”.
Maite Suárez — Directora de Administración en Marqués
En este sentido, en el Departamento de Administración, el ERP Business Central favorece el ahorro de tiempo diario al no tener que confeccionar hojas de Excel con información valiosa. En su lugar, se usan ‘pilas’ para evaluar diferentes aspectos de la empresa en tiempo real y de un solo vistazo, como por ejemplo: la situación de la cartera de venta, la evolución de la tesorería, la previsión mensual de facturación y el resultado.
Según la experiencia de Jordi, “con la migración ERP a Business Central hemos mejorado la accesibilidad y navegabilidad en la visualización de informes, haciéndola más rápida y fiable. En AX tenías que usar un programa externo, Manager Report, con los retrasos reiterados que eso implicaba en el día a día”.
Beneficios de la migración ERP en la gestión de proyectos
Gracias a la migración ERP de AX a Business Central hemos podido potenciar nuestro control y planificación sobre las tareas de los proyectos. Con Business Central podemos identificar los riesgos rápidamente, gestionar las desviaciones y tener una visión completa del grado de avance del proyecto tanto a nivel operacional como económico. Además, con los indicadores de negocio establecidos, podemos saber en todo momento:
- La previsión de los proyectos próximos a vencer para gestionar su renovación
- El pronóstico de facturación a tiempo real
- Los indicadores de productividad que ayudan a conocer la situación real del equipo
Sin duda alguna, la migración ERP de AX a Business Central ha sido una decisión acertada para mejorar la gestión diaria de las personas que forman los equipos y dar mayor visibilidad a nuestros clientes de la situación de los proyectos, siendo más eficaces en tomar rápidas decisiones para cumplir con los hitos marcados.
Roger Latorre — Jefe de Proyectos en Marqués
