Los sistemas de información o ERP son programas de gestión empresarial concebidos con la finalidad de facilitar a los empleados de una compañía toda la documentación e información necesaria de una forma ágil. Se trata, por lo tanto, de software especializado en la gestión de procesos internos, protocolos y gestión documental de las compañías.
El hecho de que el ERP, uno de los sistemas de información y software de gestión más utilizados, proporcione informes periódicos de la evolución de la compañía, así como toda una serie de funcionalidades que mejoran la productividad y eficiencia de la misma, lo sitúa como el ejemplo perfecto para explicar el funcionamiento de estos programas.
Desde un punto de vista técnico, el software ERP para pymes (Enterprise Resource Planning) pretende englobar los diferentes sistemas de información existentes en una compañía en una sola base de datos unificada. Además, la forma en que interactúa con los usuarios de una empresa no solo se limita a ofrecerles una organización documental. La diferencia que marca el ERP está relacionada con el hecho de que otorga una serie de prestaciones vinculadas a cada uno de los departamentos de los que se compone una empresa.
Los módulos especializados del software ERP para pymes
El proceso de digitalización que muchas pequeñas y medianas empresas han afrontado para mantenerse vivas dentro de su sector implica realizar importantes inversiones en Business intelligence, software ERP para pymes, así como CRM y otros sistemas gerenciales. El ERP es, sin duda, uno de los más populares por su talante transversal y por la capacidad de ofrecer módulos que mejoran el día a día de áreas tan básicas como la de finanzas, recursos humanos y logística. Pero, ¿en qué las mejora?
- Marketing: el módulo destinado a este departamento realiza un importante apoyo a los problemas que puedan estar relacionados con el mercado y las ventas. Realiza, por lo tanto, investigaciones de mercado, informes de ventas, política de precios, CRM (otro software que mejora la experiencia de los clientes de las pymes) y promociones.
- Producción: esta otra funcionalidad está orientada a apoyar de forma directa la que es considerada como la función principal de la pyme, suponiendo que sea productora. Ofrece un control de inventarios, costes, producción, calidad y otro tipo de aspectos que requieran una especial atención por parte de los empleados de este departamento.
- Finanzas: la situación económica por la que atraviesa una empresa es siempre un punto clave en la estrategia a corto y largo plazo. Sin una correcta gestión y contabilidad de los activos, no hay futuro. De ahí que el software ERP para pymes potencie las herramientas del departamento de finanzas para realizar previsiones basadas en modelos matemáticos y auditorías periódicas, así como la configuración de presupuestos y otros elementos relacionados con la economía.
- Recursos humanos: el personal es el activo más importante de las pymes. Gracias a su habilidad y buen hacer la empresa puede seguir evolucionando y proporcionando un valor añadido a sus clientes. De ahí que la planificación de recursos humanos (desde un punto de vista de salarios, perfiles a contratar y organización) sean tremendamente importantes. El programa de gestión ERP para pymes también ayuda a realizar planes estratégicos de promoción interna, formación y también de contacto con intermediarios como bolsas de trabajo.
En conclusión, la era digital en la que las pymes están completamente inmersas ha creado la necesidad de contar con herramientas externas para mejorar su eficiencia interna. La competitividad es extrema en el mercado globalizado actual, de ahí que la necesidad de reinventarse y hacer más productivas todas las áreas de las que se compone es importante.
