Microsoft Teams Live Events forma parte de la herramienta que está en boca de todos desde que el teletrabajo se ha visto impulsado en los últimos meses. Lo cierto es que Microsoft Teams es una muy buena plataforma de trabajo colaborativo a tener en cuenta para cualquier empresa o negocio que necesite trabajar en equipo.
Ya hemos hablado en nuestro blog del potencial que tiene o de los distintos tipos de aplicaciones para mejorar la comunicación corporativa con Microsoft Teams. Hoy nos vamos a centrar en los Live Events y cómo exprimir todo su jugo para, por ejemplo, poder hacer webinars de nuestra empresa.
¿Qué es Microsoft Teams Live Events?
Microsoft Teams ofrece la posibilidad de realizar llamadas, reuniones y eventos en directo basados en chat. Microsoft Teams live events es una funcionalidad que incorpora la plataforma Teams que permite compartir contenido en directo con un gran número de personas ya sean miembros de la empresa o externos.
A simple vista, una de las principales diferencias entre los eventos en directo y las reuniones de Teams es que en los primeros puedes llegar a muchas más personas. En cuanto al número de asistentes, en una reunión normal pueden asistir hasta 300 personas, mientras que en los eventos pueden asistir 10.000 personas. Estos últimos tienen una duración máxima de 4 horas.
¿Qué diferencia hay entre Microsoft Teams Live Events y una reunión?
Por norma general, en una reunión asiste un grupo más reducido de personas y probablemente tengan que participar activamente en esta. En cambio, en los eventos hay más asistentes y la comunicación es más unidireccional.
Del mismo modo, mientras que en las reuniones un asistente puede encender y apagar su micrófono —y por lo tanto, intervenir cuando quiera—, en un evento live los micrófonos están cerrados por defecto para que evitar interrupciones constantes en el discurso principal.
Para empresas grandes que quieran transmitir un mensaje concreto a sus empleados o empresas que realicen habitualmente webinars o ponencias online, el evento en directo podría ser la opción más adecuada.
¿Quién puede asistir al evento en directo?
La respuesta a esta pregunta es simple: depende de la configuración. En este aspecto, Microsoft Teams ofrece 3 opciones:
▰ Personas y grupos: el evento es accesible solo para las personas que seleccionemos pudiendo elegir un máximo de 150 participantes.
▰ Toda la organización: todas las personas de la organización pueden acceder al evento.
▰ Público: Cualquier persona puede unirse, ya sea de la misma organización o externa a esta.
La elección entre estas 3 opciones dependerá de cuál sea nuestro objetivo. Por ejemplo, si lo que queremos es organizar una ponencia para dar a conocer nuestros servicios, elegiremos la opción pública para poder llegar al máximo número de personas posible.
¿Cómo asignar los roles?
Para asegurar el éxito y el correcto funcionamiento de un evento en directo, se requiere la existencia de varias figuras que controlen, gestionen o realicen directamente el evento. Por eso, Teams tiene disponible diferentes tipos de roles:
▰ Organizador
Es quien programa el evento en directo y garantiza que se configure con los permisos adecuados del asistente. También selecciona el método de producción, configura las opciones del evento o administra los informes generados tras el evento.
▰ Productor
La persona responsable de que los asistentes tengan una excelente experiencia de visualización controlando el evento en directo. Inicia y detiene el evento y comparte su propio contenido.
▰ Moderador
Presenta el audio, vídeo o la pantalla (de escritorio o de una ventana) con el evento en directo o simplemente modera la sección de preguntas y respuestas.
▰ Asistente
Un miembro de la audiencia. Puede unirse al evento a través de la web (de forma anónima o introduciendo su nombre) o de la aplicación.
Recursos del evento en directo
Microsoft Teams pone a tu disposición unos recursos que pueden resultarte de gran utilidad una vez realizado el evento en directo, ya sea con los miembros de tu empresa o con un público abierto.
▰ Grabación disponible para:
- Productores y moderadores: la grabación del evento en directo estará disponible para productores y moderadores durante los 180 días posteriores a la proyección del evento.
- Asistentes: quienes hayan asistido, podrán visualizar el evento durante los siguientes 180 días.
▰ Subtítulos: los subtítulos estarán disponibles para los participantes del evento.
▰ Informe de participación: puedes descargar un informe de los participantes al evento.
▰ Preguntas y respuestas: los asistentes podrán interactuar con el productor y moderador
planteando sus dudas para ser resueltas a través del chat Q&A.
¿Quién puede crear un Microsoft Teams Live Events?
En cuanto a permisos, para poder crear eventos en directo con Microsoft Teams debes disponer de los siguientes requisitos:
- Una licencia de Office 365 Enterprise E1, E3 o E5 o una licencia de Office 365 A3 o A5
- Contar con permisos para crear eventos en directo en el Centro de administración de Microsoft Teams.
- Permisos para crear eventos en directo de Microsoft Stream (para eventos producidos con una aplicación o dispositivo de difusión externo).
- Pertenencia total al equipo de la organización (no puede ser un invitado ni venir de otra organización).
- Activar en la directiva de Reunión de equipo la programación de reuniones privadas, pantalla compartida y vídeo IP compartido.
Cada vez son más las novedades y actualizaciones de Microsoft Teams y hay que estar al día si quieres enterarte de todo. Si te ha quedado alguna duda o tienes más preguntas al respecto, ¡no dudes en escribirnos y estaremos encantados de ayudarte!
