Todo lo que debes saber sobre Microsoft Teams Live Events

 In Office 365

¿Qué es Teams Live Events y qué diferencia hay con las reuniones?

Microsoft Teams ofrece la posibilidad de realizar llamadas, reuniones y eventos en directo basados en chat. Microsoft Teams live events es una funcionalidad que incorpora la plataforma Teams que permite compartir contenido en directo con un gran número de personas ya sean miembros de la empresa o externos.

Una de las principales diferencias entre los eventos en directo y las reuniones de Teams es que en los primeros puedes llegar a muchas más personas. En cuanto al número de asistentes, en una reunión normal pueden asistir hasta 300 personas mientras que en los eventos pueden asistir 10.000 personas. Estos últimos tienen una duración máxima de 4 horas.

¿Cuándo puedes hacer un live y cuándo una reunión?

Por norma general, en una reunión asiste un grupo más reducido de personas y probablemente tengan que participar activamente en esta. En cambio, en los eventos hay más asistentes y la comunicación es más unidireccional.

Mientras que en las reuniones un asistente puede encender y apagar su micrófono y, por lo tanto, intervenir cuando quiera, en un evento live los micrófonos están cerrados por defecto para que no intervengan en el discurso.

Para empresas grandes que quieran transmitir un mensaje concreto a sus empleados o empresas que realicen habitualmente webinars o ponencias online, el evento en directo podría ser la opción más adecuada.

¿Quién puede asistir al evento en directo?

La respuesta es simple, depende de la configuración. Teams ofrece 3 opciones:

  • Personas y grupos: el evento es accesible solo para las personas que seleccionemos pudiendo elegir un máximo de 150 participantes.
  • Toda la organización: todas las personas de la organización pueden acceder al evento.
  • Público: Cualquier persona puede unirse, ya sea de la misma organización o externa a esta.

La elección entre estas 3 opciones dependerá de cuál sea nuestro objetivo. Por ejemplo, si lo que queremos es organizar una ponencia para dar a conocer nuestros servicios, elegiremos la opción pública para poder llegar al máximo número de personas posible.

¿Cómo asignar los roles?

Para asegurar el éxito y el correcto funcionamiento de un evento en directo, se requiere la existencia de varias figuras que controlen, gestionen o realicen directamente el evento. Por eso, Teams tiene disponible diferentes tipos de roles:

  • Organizador: es quien programa el evento en directo y garantiza que se configure con los permisos adecuados del asistente. También selecciona el método de producción, configura las opciones del evento o administra los informes generados tras el evento.
  • Productor: es el responsable de que los asistentes tengan una excelente experiencia de visualización controlando el evento en directo. Inicia y detiene el evento y comparte su propio contenido.
  • Moderador: presenta el audio, vídeo o la pantalla (de escritorio o de una ventana) con el evento en directo o simplemente modera la sección de preguntas y respuestas.
  • Asistente: un miembro de la audiencia. Puede unirse al evento a través de la web (de forma anónima o introduciendo su nombre) o de la aplicación.

Recursos del evento en directo

Microsoft Teams pone a tu disposición unos recursos que pueden resultarte de gran utilidad una vez realizado el evento en directo, ya sea con los miembros de tu empresa o con un público abierto.

  • Grabación disponible para productores y moderadores: la grabación del evento en directo estará disponible para productores y moderadores durante los 180 días posteriores a la proyección del evento.
  • Grabación disponible para los asistentes: Los asistentes podrán visualizar el evento durante los siguientes 180 días.
  • Subtítulos: los subtítulos estarán disponibles para los participantes del evento.
  • Informe de participación de los asistentes: puedes descargar un informe de los participantes del evento.
  • Preguntas y respuestas: Los asistentes podrán interactuar con el productor y moderador planteando sus dudas para ser resueltas a través del chat Q&A.

Y por último, ¿Quién puede crear eventos en directo?

Para poder crear eventos en directo debes disponer de lo siguiente:

  • Una licencia de Office 365 Enterprise E1, E3 o E5 o una licencia de Office 365 A3 o A5
  • Permiso para crear eventos en directo en el Centro de administración de Microsoft Teams.
  • Permiso para crear eventos en directo de Microsoft Stream (para eventos producidos con una aplicación o dispositivo de difusión externo).
  • Pertenencia total al equipo de la organización (no puede ser un invitado ni venir de otra organización).
  • Activar en la directiva de Reunión de equipo la programación de reuniones privadas, pantalla compartida y vídeo IP compartido.

¿Tienes más preguntas? ¡En este caso contáctanos y estaremos encantados de ayudarte!

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