Trabaja menos y aumenta la productividad con Microsoft Flow

 In Dynamics 365, Easy Tech, Office 365, Transformación digital

Existen herramientas que permiten aumentar la productividad del trabajo y, una de las mejores es, sin duda, Microsoft Flow. ¿Sabes qué es y cómo funciona?

En el día a día hacemos tareas de forma recurrente sin pararnos a pensar qué, si las automatizáramos acabaríamos mucho antes y podríamos dedicar ese tiempo a otras cosas. En definitiva, aumentar la productividad para así trabajar menos. ¿Quién no querría saber la fórmula para conseguirlo?

Qué es Microsoft Flow

Microsoft Flow es un servicio disponible en el pack Office 365 y que ayuda a los usuarios a automatizar tareas, procesos y flujos del tipo IFTTT (if this then that – si esto entonces aquello). Estas tareas pasan por recopilar datos, sincronizar archivos, obtener notificaciones… en definitiva, todo tipo de servicios que podrían hacernos la vida más fácil.

Con este servicio podrás crear diferentes flujos de trabajo automatizados entre las aplicaciones y los servicios que uses, ya sean flujos automatizados, de botón, programados o de proceso empresarial. Todo depende de las necesidades del profesional.

¿Cómo funciona Microsoft Flow?

Esta herramienta pone a disposición de los usuarios plantillas predefinidas (o también es posible empezar de cero). A través de estas plantillas, los usuarios pueden crear un flow de los servicios que necesiten automatizar. Un “flow” que se compone del trigger (el evento que ejecuta el flow) y la acción (el proceso a ejecutar). De esta forma se podrá automatizar una tarea repetitiva, para que el programa se encargue de ejecutar todo por nosotros.

En el siguiente vídeo puedes hacerte una idea de los primeros pasos con el programa:

¿Cómo empezar a usar Microsoft Flow?

Lo primero es crear una cuenta de Microsoft Flow. Luego deberás iniciar sesión desde tu tablet, smartphone o PC.

En la página de inicio verás multitud de plantillas a elegir segundo la tarea que quieras crear. Podrás utilizar el buscador para terminar antes o bien elegir entre las plantillas más populares, de tal forma que aprendas a usar Microsoft Flow en cuestión de 2 minutos. Es intuitivo y sencillo, sin necesidad de disponer de conocimientos.

Veamos paso a paso cómo crear flujos de trabajo a través de plantillas, de cero y cómo administrarlos:

Cómo crear un flujo a través de una plantilla

  1. Elige la plantilla que haga lo que quieras. Por ejemplo, una tarea que envíe los recordatorios del día por email
  2. Selecciona continuar
  3. Selecciona los emails que recibirán los recordatorios diarios y escribe un cuerpo del mensaje
  4. Listo

¡Así de rápido es crear un flujo de trabajo!

Cómo crear un flujo desde cero

  1. Selecciona el evento o desencadenador que inicia el flujo
  2. Haz clic en Mis flujos > Crear desde cero
  3. Selecciona en Buscar los conectores o desencadenadores y busca el que necesites
  4. Para especificar la acción, selecciona Nuevo paso > Agregar una acción
  5. En el cuadro de Buscar, elige el conector o acción que quieras
  6. Asigna un nombre al flujo y luego selecciona Crear flujo
  7. Por último haz clic en Listo para actualizar los flujos disponibles

Si conectas 2 servicios, es posible que durante el proceso tengas que iniciar sesión en ambos y sincronizarlos.

Cómo administrar un flujo

¿Qué pasa si he creado un flujo y quiero pausarlo, borrarlo? Desde “Mis Flujos” verás las opciones de pausar, reanudar, editar, eliminar y ver el historial. Todo depende de tus necesidades, ya que una tarea que te interesa automatizar hoy podría no ser necesaria para ti en unos meses.

Cómo aumentar la productividad con Microsoft Flow

¿Quieres aumentar tu productividad diaria gracias esta herramienta? Para ello, simplemente tendrás que hacer una lista con todas las tareas que haces en el día a día y ver cómo puedes automatizarlas gracias a Microsoft Flow. Es posible que no puedas automatizarlas todas, pero sí algunas, lo implica ahorrar tiempo que a su vez es dinero. O, lo que es lo mismo, trabajar menos y tener más tiempo libre para dedicarlo a otras tareas.

Para que te hagas una idea, algunos de los ejemplos de tareas que podrías automatizar con Microsoft Flow son las siguientes: recibir un email cada vez que alguien nos envié un tweet con una determinada palabra clave, recibir todos los recordatorios del día por email, recibir informes diarios del tiempo en el correo, recibir una notificación push cuando alguien reciba un correo, etc. Podrás inspirarte desde la web oficial. Pero como ves, todas estas tareas te permitirán ahorrar un tiempo importante en el día a día, porque el programa lo hará todo por ti, sin necesidad que tengas que hacer a mano todo esto.

Microsoft Flow está disponible en algunos planes de Dynamics 365 y Office 365. Por lo que si utilizas cualquiera de estas suites de negocio, es muy probable que puedas utilizarlo sin que te suponga un coste adicional. Para ello, iniciando sesión con tu cuenta podrás verlo.

¡Empieza a usar Microsoft Flow!

Si quieres estirar el tiempo como un chicle, aumentar la productividad y trabajar menos, la solución de Microsoft Flow está pensada para ti. Cada vez más profesionales lo utilizan para automatizar las tareas repetitivas del día a día. Y los beneficios podrás apreciarlos desde el primer momento.

Desde Marqués, gracias a Microsoft Flow y la experiencia de nuestro equipo de software factory, podemos ayudarte automatizar aquellos procesos más complejos de tu organización.

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