Las CAPA (acciones correctivas y preventivas) tienen un papel fundamental en cualquier organización ya que permite un ciclo de mejora continua en la misma. Con las CAPA eliminamos procesos repetitivos con causa común y prevenimos que el problema vuelva a repetirse. Corregir los errores está muy bien, pero eliminar las causas que los provocan es aún mejor.
Si trabajas en sector altamente regulado y habitualmente utilizas software QMS, seguro que has visto la palabra CAPA por algún módulo del sistema de gestión de calidad. Vamos a explicar en este artículo qué significan las siglas y cómo la tecnología te ayuda a mejorar su gestión.
¿Qué son las CAPA?
Las CAPA son la parte principal que componen a un sistema de gestión de calidad. La norma ISO 9001:2015, define una Acción Correctiva como “la acción para eliminar la causa de una No Conformidad y evitar que vuelva a ocurrir”.
La propia definición ya nos indica que primero vamos a tener que identificar las causas de la No Conformidad. Después habrá que realizar las acciones y cambios necesarios dentro del sistema para que no se repita y evaluar que realmente estas acciones han sido eficaces.
Automatizar procesos CAPA con un QMS
Disponer de un Sistema de Gestión de la Calidad (QMS), como ShareMe QMS, nos permite automatizar estos procesos de No Conformidades y CAPA (Acciones), entre otros.
Además, permite el control de versiones, facilita el cumplimiento de normativas GxMP’s, facilita el cumplimiento de la norma 21 CFR Part 11 dictada por la FDA, audit trail en los registros, bloqueo de password, etc.
Módulo de Acciones
Desde el módulo de Acciones de ShareMe, podremos gestionar el procedimiento que nos exige: abrir Acciones y relacionarlas con las No Conformidades detectadas, desviaciones detectadas en Auditorías (internas o externas) o con Reclamaciones que nos abren nuestros clientes.
Este módulo permite definir las personas implicadas en su proceso: investigadores, aprobadores, ejecutores y verificadores. Además de implementar el flujo de trabajo de gestión: apertura, investigación, aprobación, ejecución y verificación y cierre de las mismas. También permite especificar fechas para la realización de cada fase, planificar tareas a realizar en la gestión de la acción y obtener estadísticas e informes.
Módulo de No Conformidades
El módulo de No Conformidades de ShareMe QMS nos permite registrar estas No conformidades detectadas clasificándolas por diversos criterios. También se deben especificar los responsables de analizarlas, implementar el flujo de trabajo de gestión (apertura, comunicación, análisis y cierre) y disponer de estadísticas e informes de las mismas.
Así mismo, tal y como indica la norma, hay que tomar las acciones correctivas apropiadas y necesarias, que éstas se implementen correctamente y que una vez aplicadas sean eficaces.
Los beneficios de un sistema de gestión de la calidad
ShareMe QMS está implementado en tecnología SharePoint de Microsoft. Esto permite a las compañías disponer de un sistema de gestión documental y de procesos de última generación. ShareMe potencia la colaboración, comunicación y compartición de información entre sus empleados. Proporciona avanzadas capacidades de colaboración y de configuración que unidas a las capacidades de búsqueda y de integración con otros sistemas corporativos (como software ERP para procesos o CRM para gestión de clientes) hacen de nuestro software una plataforma de colaboración empresarial ideal para cualquier organización.
