Un sistema de gestión de calidad (SGC) —también conocido por sus siglas en inglés QMS (Quality Management System)— es una herramienta enfocada a la gestión de procesos de calidad, muy ligada a la gestión documental de los mismos.
Los beneficios de usar un sistema de gestión de calidad son numerosos. Cualquiera que tenga experiencia en gestión de calidad sabe que existen procesos muy complejos, requerimientos legales y trámites de todo tipo que pueden hacer que las funciones de un departamento de calidad sean casi totalmente burocráticas. Todo ese papeleo que se deriva de las no conformidades, reclamaciones, auditorías, formación… puede verse reducido al implementar un sistema de gestión de calidad.
Los SGC o QMS, como prefieras llamarlos, nos ayudan a ahorrar tiempo y coste en las tareas administrativas. Como consecuencia, esto se traduce en una gestión de los procesos de calidad más eficiente donde, al simplificar y agilizar los procesos, logramos reducir también errores humanos. Para conocer más en profundidad todos los beneficios de implementar un QMS, vamos a desgranar a continuación los principales puntos fuertes de este tipo de software de gestión.
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de gestión de calidad?
1. Agilizar los procesos de calidad
Mediante un QMS podemos ser más rápidos al gestionar las no conformidades, reclamaciones o acciones correctivas preventivas. Esto implica una reducción significativa de los tiempos de gestión que hace que las organizaciones se superen en mercados que no admiten resolución tardía de problemas.
2. Minimizar los posibles errores humanos
Al disponer de una herramienta de gestión de calidad que está diseñada para cumplir con las normativas, el error humano se minimiza. Esto es posible ya que el software QMS está diseñado para que tú, como usuario, no hagas nada que no se deba hacer y, a la vez, para que no te dejes por hacer algo imprescindible. Es decir, nos da mayor seguridad en el cumplimiento normativo ya que los reglas están perfectamente identificadas y el camino delimitado.
3. Optimizar el tiempo
Si las tareas más rutinarias o de control las realiza el propio software QMS, los empleados pueden invertir mejor su tiempo. Así, dedicándose a otras tareas más creativas referentes a su puesto de trabajo, pueden trabajar en beneficio de la gestión de calidad al dar un mejor servicio al cliente, mejorar procedimientos, detectar riesgos no evaluados, revisar o establecer nuevas políticas…
Por ejemplo, en el caso de la documentación, sin un sistema de gestión de calidad tienes que: buscar el documento, verificar que esté actualizado, archivar la documentación, realizar registros de datos repetitivos, corregir errores, llevar a cada despacho el documento, ir detrás de los revisores o aprobadores correspondientes… Con un SGC puedes tener centralizadas y automatizadas todas las acciones de búsqueda avanzada, verificación y firma de documentos.
4. Avisos automáticos
Un software QMS dispone de gestores de alarmas automáticas que te avisan por correo electrónico en determinados momentos. Por ejemplo, en el caso de la Gestión de la Documentación, puedes disponer de alarmas que te avisen automáticamente cuando un documento vigente ha llegado su fecha de vencimiento y debes revisarlo.
De la misma manera, puedes dejar planificadas las auditorías anuales y que el SGC te avise previamente antes de la fecha de inicio para poder prepararla. También disponer de alarmas para que, si el registro se para en algún momento y no avanza, avise a la persona que no está realizando su tarea. Así, en ese momento, se puede reactivar el flujo de trabajo de una manera muy ágil y sin necesidad de tener que estar pendiente.
5. Ahorro económico e impacto medioambiental
La implantación de un software QMS puede generar ahorros importantes a la organización. Al mejorar y optimizar los procesos con el sistema de gestión de calidad, se reduce la probabilidad de que se puedan dar accidentes, errores, revisiones, imprevistos, sanciones… Todo ello supondría costes adicionales no previstos que se pueden evitar gracias al SGC.
Relacionado con el ahorro, disponer de un sistema informatizado de gestión de calidad nos hace disminuir el consumo tan abundante de papel (innecesario en muchos casos) y contribuir a la mejora del medio ambiente.
6. Información actualizada y fiable
Cuando no tenemos un sistema de gestión de calidad automatizado, siempre corremos el riesgo de estar consultando documentos obsoletos o no poder analizar información fiable. El QMS te proporciona una visión general y rápida de la situación actual y te permite acceder fácilmente a información fiable. De este modo, puedes saber en cuestión de segundos cuántas no conformidades o reclamaciones hay cada mes o año, así como saber los motivos para poder tomar las decisiones acertadas para que nuestra organización mejore. Tener ese nivel de control es muy importante e implica una reducción considerable de los riesgos.
7. Mayor accesibilidad y control de accesos
Un sistema automatizado nos proporciona una mayor accesibilidad a la información. Podemos acceder desde la ubicación que queramos independientemente del dispositivo que usemos: ordenador, móvil o tablet. Además, un QMS garantiza la seguridad necesaria para controlar que solo los usuarios habilitados puedan ver y acceder a la información.
QMS es garantía de calidad
En definitiva, la conclusión que extraemos es que, si tenemos un sistema de gestión de calidad, mejoramos la calidad de los servicios prestados. Al invertir en un SGC o QMS, garantizamos la mejora continua de la organización y favorecemos una mejor relación con nuestros clientes.
A nivel interno, con la automatización de nuestro sistema de gestión de calidad, obtenemos el compromiso y la participación de los colaboradores dentro de la empresa. Sin un sistema de gestión automatizado y colaborativo, desaprovechamos muchas veces las capacidades y talento de los empleados. Cuando se liberan de la mayoría de tareas y son dotados de herramientas funcionales, disponen de lo necesario para asumir mayores responsabilidades y de más valor.
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