¿Tu empresa genera un gran número de datos pero no tiene un sistema automatizado para analizarlos? ¿Utilizas infinitas hojas de Excel como soporte de gestión? ¿Los informes se realizan de forma manual? ¿Todavía no sabes qué es el Business Intelligence? Tenemos una buena noticia para ti: bienvenido al mundo BI.
El denominado Business Intelligence (conocido también por sus siglas en inglés, BI) hace referencia a un conjunto de metodologías, procesos, arquitecturas y tecnologías que transforman los datos en información relevante y útil. Su principal objetivo es aumentar la eficacia tanto de la estrategia como de la toma de decisiones en una empresa. Al transformar los datos en información de interés, el BI ofrece un impacto positivo tanto en los empleados como en su propio rendimiento. Se trata por tanto, de un beneficio global e inmediato.
Ventajas del Business Intelligence
Trabajar sobre grandes volúmenes de información que señalen el estado de un negocio ya es una práctica vital para cualquier negocio. El BI permite analizar y tomar decisiones con toda la información necesaria al alcance. Asimismo, crea indicadores de negocio y cruza información de diferentes fuentes dentro de un entorno intuitivo y muy gráfico sin necesidad de formación técnica.
Frente a la opinión de quien cree que las herramientas de Business Intelligence sólo sirven para los altos directivos de las empresas, vamos a repasar las principales ventajas que el BI ofrece y que se extienden desde logística a marketing:
Obtención de informes en tiempo real
Al tener los datos de la empresa centralizados y estructurados podemos analizarlos en tiempo real. Como consecuencia, la toma de decisiones es mucho más ágil y la visión del negocio se amplía al poder basar las decisiones en base a datos precisos y reales. Además, se pueden extraer informes personalizados para cada departamento de la empresa.
Reducción del tiempo dedicado a la gestión de datos
Se pierde mucho tiempo cuando necesitas buscar información y no sabes dónde encontrarla. A eso hay que sumarle recolectar los datos, analizarlos, actualizarlos si es preciso y traducirlos en un informe. Con herramientas de Business Intelligence se logra obtener una mayor gestión y eficiencia en el tiempo.
Mayor acceso a la información esencial
Mediante el uso de herramientas BI podemos mejorar nuestra comunicación interna. La colaboración a la hora de compartir información entre los empleados y el acceso a los datos es mayor. Además, se facilita la creación de paneles de control y de cuadros de mando, así como el filtrado de datos e indicadores.
Business Intelligence no es lo mismo que software ERP
Por más que un Business Intelligence pueda estar integrado con un ERP, se trata de dos soluciones separadas. Aunque se llevan entre sí, ninguna puede sustituir a la otra.
Los ERP son herramientas para procesar pedidos, facturas, albaranes y almacenar toda la información generada por la actividad de una empresa. Pero nunca se diseñaron para realizar el análisis de esos datos. Sí, cierto: frente a una hoja de Excel y mucha dedicación todo es posible. Pero como ya hemos comentado alguna vez, sumarle horas al día es imposible, así que contar con la tecnología adecuada para aumentar la productividad de cada hora, parece la mejor opción.
Y aquí es donde entra el Business Intelligence y soluciones como Microsoft Power BI. Su combinación con los sistemas ERP y otras fuentes de información, brinda a las empresas toda la información relevante de su negocio. La ventaja de presentar toda la información sobre una única plataforma intuitiva, facilita la toma de decisiones empresariales de una forma más rápida y efectiva.
Cabe destacar un elemento común entre el Business Intelligence y una serie de soluciones tecnológicas emergentes como el Machine Learning o el Big Data. Estas nuevas soluciones empresariales se han popularizado y ya no están exclusivamente pensadas por y para grandes multinacionales. Soluciones como Dynamics 365 agrupan y abren la posibilidad de que las PYME puedan potenciar su negocio y les permite pelear por su trozo de mercado, reduciendo la distancia en cuanto a recursos frente a grandes multinacionales.
